Компенсация за использование служебного транспорта

Содержание страницы:

Компенсация за использование личного транспорта

Подборка наиболее важных документов по запросу Компенсация за использование личного транспорта (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Компенсация за использование личного транспорта

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Компенсация за использование личного транспорта

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Компенсация за использование личного транспорта

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Компенсация за использование личного автомобиля

Для многих организаций наём работника с личным транспортом и компенсация его расходов выгоднее, чем содержание собственного автопарка.

Использование личного транспорта

Использование личного транспорта в производственных целях допускается нормами действующего законодательства. В таких случаях работнику положены выплаты за использование (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (расходы на топливо, ТО, ремонт, проч.). Размеры этих выплат устанавливаются в соглашении между работодателем и работником.

Разъездной характер работы должен быть описан в специальном положении на предприятии и должностной инструкции работника, а основание для выплат должен служить приказ по предприятию.

Фактическое использование автомобиля отражается в путевых листах на поездки.

Использование служебного автомобиля

В зависимости от того, используется ли служебный автомобиль в служебных или личных целях, необходим различный пакет документов. Для рабочих поездок водитель должен иметь путевой лист, он заменяет доверенность, подтверждает цель поездки и является документом первичного учёта расхода ГСМ.

Для использования служебного автомобиля в личных целях достаточно доверенности, подписанной руководителем и скреплённой печатью организации.

Используется ли служебный автомобиль в личных или рабочих целях имеет большое значение, т. к. ответственность за виновные действия водителя (к примеру, ДТП) в рабочее время несёт организация, в случае поездки с личными целыми — ответственность лежит всецело на водителе.

Сумма компенсации

Сумма компенсации работнику расходов, связанных с использование личного автомобиля, как правило, бывает двух видов: фактическая и нормативная. Т. е. законодательство позволяет относить на расходы только нормативно установленные суммы общей компенсации (включая эксплуатационное расходы):

  • 1200 руб. для автомобилей с мотором, объемом до 2,0 л;
  • 1500 руб. для автомобилей с мотором, объемом более 2,0 л.

Фактически же, работнику могут начислять фиксированную сумму амортизации и компенсацию за документально подтверждённые расходы (заправку, мойку, ТО, проч.). При этом суммы, превышающие нормативно установленные, не могут включаться в расходы налоговой базы.

Совет от Сравни.ру: для включения в расходы сумм, свыше нормативно установленных, с работником можно заключить договор аренды и выплачивать арендную плату.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходо в ст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездк у ст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие сумм ы ст. 188 ТК РФ :

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за меся ц пп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
  • установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

У разных машин разные технические характеристики. А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающи е Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/[email protected] , так и запрещающие это делат ь Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 ;

3) документы учета служебных поездок:

  • вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатор а Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
  • вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  • принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форм е п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы ” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нор м подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  • для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документ ы п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected] . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательн о Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
  • суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГС М Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected]; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
  • по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужн о п. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .
Читайте так же:  Договор материальной ответственности администратора образец

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полность ю подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и Минфи н Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимник и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начислени я пп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разниц ы п. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательств о пп. 4, 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Использование служебного автомобиля в личных целях. Посещение больницы на больничном листе. Какое наказание? Путевых листов нет.

Работодатель может оформить аренду автомобиля с последующим вычитание ГСМ из вашей зп. Если конечно не было умысла к неправомерному завладению автомобилем или иным транспортным средством без цели хищения.

В приказе руководителя на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях указана автомашина с одним госномером. А в путевом-автомашина с другим госномером. Принимаются ли расходы?

Доброго времени суток! Не можете принять в расходы по компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях того автомобиля, который не указан в приказе.

Здравствуйте, Ольга Николаевна! Нет, не принимается. Приказ нужно было изначально издавать без марки и номера машины. А теперь нужно издавать второй приказ.

Нет расходы приниматься не будут. Нужно менять приказ, чтобы номер машины был одинаковым и в приказе и в путевом листе. Тогда бухгалтерия пропустит платеж.

Здравствуйте! Госномера номера автомобилей должны совпадать, если списание расходов осуществляется на основании путевого листа, а не установленного норматива-1200 рублей.

Доброго времени суток! Нет, вам могут отказаться в выплате компенсации за использование автомобиля, так как путевой лист не соответствует действительности.

Доброго времени суток. Нет в этом случае, Вы не можете принимать данные расходы, потому что они не связаны с транспортным средством, а потому не сможете подтвердить эти расходы документально.

Использование служебного автомобиля бюджетной организации в личных целях, какую норму закона мы нарушаем?

Здравствуйте. Смотря что вы имеете в виду использования в личных целях и какой вид деятельности осуществляет ваша организация.

Что грозит работнику за использование служебного автомобиля в личных целях, без разрешения начальства (перевоз молочных продуктов)

Дисциплинарное взыскание — замечание или выговор, если организация понесла убытки — взыскание убытков

Как можно оформить правильно использования автомобиля служебного в личных целях водителей и заправка была тоже за счет водителя? И еще показания спидометра как раз больше чем по путевкам и по ГСМ предприятия. Заранее спасибо.

Здравствуйте. Ответ на ваш вопрос подразумевает разработку правовой позиции и договора. Такие вещи оказываются только на платной основе.

Нужен образец договора на возмещение затрат при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Обратитесь к юристу очно для составления договора.

Консультация юриста по телефону: 8800 505 9111. Звонок бесплатный.

Вопрос по использованию служебного автомобиля в личных целях. Есть служебный автомобиль, использую в личных целях по доверенности (от юр.лица, подписанная руководителем, заверенная печатью организации). Несколько раз останавливали, смотрели, претензий не было. Последний раз (недавно) остановили и сотруднику ГАИ не понравилась моя доверенность. Он сказал, что доверенности уже год как отменили. Отпустил, но сказал, что доверенность не действительна. Знаю, что вроде бы как могу управлять транспортным средством по данной доверенности, но как отвечать сотрудникам ГАИ? На что ссылаться? Или они правы?.

Доверенности никто не отменял.

Управлять по доверенности можно, их никто не отменял, а теперь просто не обязательно ее иметь, ссылайтесь на ч. 4 ст.185.1. Удостоверение доверенности ГК РФ. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Как оформить долату директору за использование личного автомобиля в служебных целях.

Здравствуйте. Договор с ним составьте на компенсацию по ст. 188 ТК РФ

Не знаю как написать заявление об использовании личного автомобиля в служебных целях-работаю в бюджетной организации.

Так и пишите, что б вам возместили затраты на покупку ГСМ, доплату за работу водителем и т.д. Нужно договорится в работодателем

Какое наказание предусматривается за использование служебного автомобиля в личных целях.

Выговор, замечание, увольнение. И могут взыскать расходы по эксплуатации авто

Как правильно оформить приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях, в бюджетной организации, на период отпуска основного работника.

Составления данного документа услуга платная — вы можете обратиться с пакетом документов к любому юристу для составление приказа. Он должен соответствовать Постановлению Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

В связи с использованием личного автомобиля в служебных целях, разъездной характер работы торгового представителя, можно вернуть компенсацию за использование личного транспорта за прошедший период.

Можно, но при услвоии, если данная возможность предусмотрена локальными актами вашей организации.

Я использую личный автомобиль в служебных целях. Для компенсации его использования у нас на фирме ввели путевые листы.
Нужно ли их заполнять вообще для такой коменсации с точки зрения налоговой? И если да, то надо ли это делать каждый день? Если не заполнить несколько дней, то можно ли получать фиксированную сумму в месяц? Или незаполнение нескольких дней, будет основанием для налоговиков отклонить законность начисления фиксированной суммы и они могут ее потребовать уменьшить, соразмерно незаполненным дням?

Путевой лист заполняется ежедневно, если только вы направлены в командировку.

Пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях?

Подскажите пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях? Ирина, оформить договор аренды автомобиля.

Скажите при использовании личного автомобиля в служебных целях обязательно ли наличие водительских прав у собственника? У нас есть штатный водитель, но нет автомобиля, а у другого сотрудника есть автомобиль, сотрудник согласен на использование его в служебных целях, но у него нет права управления автомобилем, можно ли заключить доп. соглашение к трудовому договору и выплачивать компенсацию?

Здравствуйте, Татьяна! В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, закон определяет, что имущество должно использоваться в интересах работодателя и использоваться работником. Поэтому допом к трудовому тут не обойтись. Заключайте с ним договор аренды транспортного средства.

Нужно ли заполнять путевые листы при использовании личного автомобиля директора в служебных целях? Заключили с ним дополнительное соглашение на компенсацию расходов, издали приказ, сделали расчет амортизации, эту сумму будем компенсировать ежемесячно, еще прописали, что все расходы на обслуживание автомобиля, в. т.ч и ГСМ компенсирует фирма, израсходованные суммы директор подает в авансовом отчете, а нужны ли путевые листы не можем определится.

Читайте так же:  Налоговые льготы на землю 2019

Ангелина! Путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях и расход бензина.

При получении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях обязан ли работник для получения компенсации кроме прочих документов предоставить еще и путевые листы.

Если в организации этот вопрос не урегулирован внутренним документами, то нет. С уважением, Стыхина Екатерина

Наша фирма выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях работнику, который пользуется им по доверенности. Автомобиль принадлежит другому работнику нашей же фирмы.
Компенсация выплачивается в пределах установленных норм. Должны ли мы уплачивать какие-либо налоги с суммы компенсации? Спасибо.

Компенсация за использование личного автотраспорта в пределах установленных норм налогами не облагается. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекса) освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Согласно ст.188 Трудового Кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом Кодекс не уточняет, на каком вещном праве имущество «принадлежит» работнику (собственность, аренда, временное безвозмездное пользование). Также законодатель не предусмотрел, что личный автомобиль должен быть на праве собственности у того, кому эта компенсация выплачивается. Учитывая все эти обстоятельства, МНС РФ разъяснило, что для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке. (Письмо МНС РФ от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Какова сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях была в 2003 г.?

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 15 ноября 2002 г.) устанавливаются следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно — 1200 руб./месяц свыше 2000 куб.см — 1500 руб/месяц Эти нормы применяются для целей налогообложения, а что касается трудовых отношений, то размер компенсации определяется по соглашению сторон.

Помогите, пожалуйста, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях облагается подоходным налогом или нет.

Уважаемая Ирина! Подоходным налогом облагаются доходы, а компенсация за использование автомобиля в служебных целях направлена на то, чтобы возместить расходы и износ транспорта. С уважением, Пономарева Ирина Александровна.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году выплачивается на основании документов. Правила выплаты и образцы документов приводим в статье.

Такую компенсацию платят, если компания (ИП) использует личный автомобиль сотрудника в служебных целях. Например, для служебных разъездов. Часто такую компенсацию платят гендиректору за использование его машины вместо служебной.

Как платить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Чтобы платить компенсацию за автомобиль, составьте с работником двустороннее соглашение об использовании личного имущества в служебных целях.

Укажите в нем размер компенсации, вид имущества и его технические характеристики (марку автомобиля, год выпуска, объем двигателя, государственный регистрационный номер). Также в соглашении пропишите порядок использования автомобиля — для служебных поездок. Нелишним будет упомянуть и состояние автомобиля: новый, после ремонта и т. п. (ст. 188 ТК РФ). К соглашению приложите копию документа, подтверждающего право собственности на машину (свидетельство на машину или ПТС).

Срок действия соглашения может быть любой, но в пределах действия трудового договора. После чего оформите акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации работнику.

Также издайте приказ о назначении компенсации.

Что касается путевых листов, то их желательно оформлять. Именно путевой лист подтвердит, что машина использовалась в рабочих поездках. Организации, которые не специализируются на автотранспортных услугах, заполнять его могут раз в неделю или даже в месяц. Главное, чтобы были прописаны маршруты (письмо Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77).

Налогообложение НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация за использование личного имущества — автомобиля директора не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/[email protected], подп. «2и» п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. »).

Поэтому выплата компенсации для вас может более предпочтительным вариантом. Не придется лишний раз считать НДФЛ.

Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством — вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076. Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда. А нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и «упрощенного» налога.

Правда, не забудьте, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, у вас должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику. А также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы конкретных расходов. То есть нельзя платить, например, компенсацию в 20 000 руб., в то время как из документов следует, что на служебные поездки и обслуживание авто потрачено только 5000 руб.

Расходы на компенсацию за использование личного транспорта

В составе расходов при УСН вы можете учесть компенсацию только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормы маленькие:1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 куб. см (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Компенсация по нормам включает в себя в том числе и стоимость израсходованного ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Причем эти суммы учитывают за полный месяц эксплуатации авто. А если автомобиль использовался не каждый рабочий день, норму нужно уменьшать.

Компенсация за использование личного авто: учет при УСН — 2017

Учет в расходах

Да, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Сумма компенсации

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):

– легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
до 2 000 куб. см включительно – 1 200 (руб. в месяц);

– легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 (руб. в месяц);

– мотоциклы – 600 (руб. в месяц).

Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Действительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03‑11‑11/74, от 31.01.2013 № 03‑11‑11/38, от 26.02.2013 № 03‑11‑11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Читайте так же:  Как рассчитать налог ип на усн с работниками

В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08‑С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были.

При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.

«Упрощенцы» вправе учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.

При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.

Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ – Определение от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718).

Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.

Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.

Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в статье о том, как ее оформить и выплатить правильно.

Активировать пробный доступ к журналу «РНК» или подписаться со скидкой

Работодатель должен не только возмещать эксплуатацию личного авто сотрудника, но и компенсировать его расходы, связанные с такой эксплуатацией. Это износ автомобиля, расходы на ГСМ, техобслуживание. Как работнику подтвердить такие расходы, и какими документами закрепить их компенсацию внутри компании — в нашей статье.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году: НДФЛ и справка 2-НДФЛ

Когда сотрудник использует свой автомобиль в работе, а работодатель не против такого использования, сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году (ст. 188 ТК РФ). Амортизация авто, затраты на ГСМ также подпадают под действие этой статьи ТК.

Такие выплаты не облагаются НДФЛ, а также не включаются в справку о доходах работника. Об этом есть разъяснения: письма Минфина от 20.04.15 № 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.10 № МН-17-3/[email protected], Минтруда от 27.07.16 № 17-3/В-291.

Внимание: Минфин разрешил не начислять взносы на компенсации «разъездным» сотрудникам. В каких случаях это возможно, смотрите в статье «Стало проще обосновать освобождение от взносов компенсации за разъездную работу».

Размер компенсации расходов за использование личного транспорта

Независимо от режима налогообложения, который применяет компания, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019 включается в расходы на дату выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Размер возмещения определяется, например в дополнительном соглашении к трудовому договору, посмотрите на рисунок ниже.

Но обращаем внимание на один нюанс. Если работник использует легковой автомобиль, размер компенсации, учитываемой в расходах, не может превышать утвержденный норматив (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Его величина зависит от мощности двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Таблица нормативов для легковых автомобилей

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2000 куб. см включительно

свыше 2000 куб. см

Размер возмещения за использование грузового авто не ограничен. Принадлежность автомобиля к легковому или грузовому виду транспорта можно определить по ТС или ПТС.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта в 2019 году

Чтобы оформить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, работнику надо согласовать все условия с работодателем. Размер возмещения за использование личного транспорта сотрудник и его наниматель определяют сами (ст. 421 ГК РФ). Он может быть больше тех нормативов, по которым такие расходы учитываются при налогообложении прибыли.

Проще всего включить соответствующий пункт в трудовой договор или составить доп. соглашение к нему. На основании этого работодатель отдает распоряжение производить выплату возмещения в согласованном размере. Не лишним для работника будет написать соответствующее заявление с просьбой о выплате такой компенсации.

Использование авто в служебных целях на правах аренды

Еще одним способом назначения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году является аренда авто. Для этого компания заключает договор аренды с работником и берет его транспорт во временное пользование.

При этом, авто можно арендовать «с экипажем» и тогда им будет управлять сам работник, либо без него – когда за транспорт будет отвечать лицо, уполномоченное компанией. Все, что нужно в обоих случаях — это заключить договор аренды, где согласовать размер арендных платежей (компенсации), и передать авто по акту.

Обращаем внимание на важный момент: арендные платежи работодатель должен включить в доход работника и обложить их НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Компенсация за использование служебного транспорта