Типовые требования делопроизводства

Типовые требования делопроизводства

В ДЕМО-режиме вам доступны первые несколько страниц платных и бесплатных документов.
Для просмотра полных текстов бесплатных документов, необходимо войти или зарегистрироваться.
Для получения полного доступа к документам необходимо Оплатить доступ.

Дата обновления БД:

Всего документов в БД:

Документ утратил силу с 7 марта 2018 года в соответствии с пунктом 3 Постановления Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 года №55

Неофициальный перевод. (с) СоюзПравоИнформ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КАБИНЕТА МИНИСТРОВ УКРАИНЫ

от 30 ноября 2011 года №1242

Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти

(В редакции Постановлений Кабинета Министров Украины от 04.02.2013 г. №75, 09.07.2014 г. №249, 23.09.2014 г. №484, 21.10.2015 г. №874, 22.07.2016 г. №468)

Кабинет Министров Украины постановляет:

2. Центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местным органам исполнительной власти разработать в соответствии с Инструкцией и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Инструкцией.

4. Признать утратившими силу постановления Кабинета Министров Украины согласно перечню, который прилагается.

Утверждена Постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября в 2011 года №1242

Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает общие положения относительно функционирования структурных подразделений по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (далее — учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, содержащейся в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами и документирования управленческой деятельности в электронной форме, осуществление делопроизводства по документам, содержащим информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяется отдельными нормативно-правовыми актами и не может регулироваться настоящей Инструкцией.

(Пункт 2 изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

3. Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству (далее — инструкции учреждений), которые разрабатываются на основании настоящей Инструкции, а также регламентов и национальных стандартов на организационно-распорядительную документацию (далее — регламенты и национальные стандарты).

Перечень документов, прохождение в учреждении которых переведено в электронную форму, кроме документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, обращений граждан, запросов на информацию и электронных документов, в установленных законом случаях не могут быть применены как оригиналы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя.

Не допускается одновременное прохождение одного и того же документа в электронной и бумажной форме.

(Пункт 3 изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

4. Ответственность за организацию делопроизводства в учреждениях несут их руководители.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются на выполнение задач, определенных в законах Украины, актах Президента Украины, постановлениях Верховной Рады Украины, принятых в соответствии с Конституцией и законами Украины, актах Кабинета Министров Украины, поручениях Премьер-министра Украины, актах Верховного Совета Автономной Республики Крым и Совета министров Автономной Республики Крым, центральных и местных органов исполнительной власти (далее — акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики, Крым и поручения высших должностных лиц), а также ответов на запросы и обращения народных депутатов Украины и депутатов местных советов, корреспонденцию Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины (далее — запросы, обращения, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины), согласование проектов, нормативно-правовых актов отвечают заместители руководителя учреждения согласно распределению функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях учреждения отвечают их руководители.

(В пункт 4 внесены изменения в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 09.07.2014 г. №249)

5. Организация делопроизводства в учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и тому подобное (далее — служба делопроизводства).

6. Основной задачей службы делопроизводства является установление в учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на нее задачами:

разрабатывает инструкцию учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел учреждения;

осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива учреждения (далее — архив учреждения);

обеспечивает введение и контролирует соблюдение структурными подразделениями учреждения требований инструкций учреждений, регламентов и национальных стандартов;

принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере ее управления;

проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере ее управления;

принимает участие во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в учреждении;

осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в учреждении;

обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

организует сохранение документационного фонда учреждения и пользования им;

инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации работников учреждения по вопросам делопроизводства;

удостоверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством учреждения.

7. На службы делопроизводства центральных органов исполнительной власти возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов, с указанием сроков хранения и согласования таких документов с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Читайте так же:  Двадцать первый арбитражный апелляционный суд

8. Организация делопроизводства в структурных подразделениях учреждений возлагается на специально назначенное для этого лицо.

II. Документирование управленческой информации
Общие требования к созданию документов

9. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

10. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

11. В учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и относящимся к компетенции различных учреждений, могут создаваться совместные документы.

12. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и тому подобное), оговариваются правовым статусом учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

13. Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти, органов власти Автономной Республики, Крым и направляться на выполнение учреждением возложенных на него задач и функций.

14. Классы управленческой документации определяются согласно Государственному классификатору управленческой документации (далее — ГКУД).

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГСТУ 4163-2003).

15. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения — автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его проработки.

16. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов учреждения.

17. Учреждения осуществляют делопроизводство на государственном языке. Документы составляются на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине.

Документы, которые посылаются иностранным адресатам, оформляются на украинском языке или языке государства-адресата, или на одном из языков международного общения.

18. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатающих средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

19. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются согласно требованиям настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров).

Разрешено использовать бланки формата А3 (297 х 420 миллиметров) — для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 миллиметров) — для резолюций (поручений).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

20 — верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заглавия размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

20. В учреждениях используют следующие бланки документов:

общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) (приложение 2);

бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (приложение 5).

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

21. Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, когда руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, указанных в пункте 52 настоящей Инструкции.

22. Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются на двух языках: слева — на украинском, справа — на иностранном. Государственный Герб Украины и Герб Автономной Республики Крым на таких бланках проставляются в центре верхнего поля. Бланки, содержащие реквизиты, изложенные на иностранном языке, использовать в пределах Украины не рекомендуется.

23. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

При создании (прохождении) в учреждении документов в электронной форме бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники черно-белыми или цветными и в случае необходимости печатаются.

(Пункт 23 изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

24. Виды бланков, которые используются в учреждении, и порядок их учета, определяются инструкцией учреждения.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки в бумажной форме.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или иным способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков, изготовленных учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель учреждения. Лица, персонально отвечающие за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем учреждения, о чем издается распорядительный документ.

(В пункт 24 внесены изменения в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

25. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких учреждений, оформляются не на бланках.

Что нужно знать об инструкции по делопроизводству

Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации.

Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.

Разработка инструкции по делопроизводству

Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

  • законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
  • правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  • методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Читайте так же:  Судебные приставы г москвы адреса

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.

Структура типовой инструкции по делопроизводству

Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами. При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ.

Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» устанавливает:

  • сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);
  • ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции;
  • подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами.

Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:

  • виды и разновидности документов, используемых в работе организации;
  • общие правила и стандарты подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов:

  • регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • описывает правила транспортировки и передачи документов;
  • разъясняет правила и порядок учета объема документов.

«Регистрация документов» включает:

  • порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов;
  • формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации;
  • справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.);
  • технологию информационно- поисковой работы.

«Контроль исполнения документов» устанавливает:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок поставки документов на контроль;
  • технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине.

«Оперативное хранение документов» предписывает:

  • правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации;
  • правила оформление дел;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел;
  • ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:

  • порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал. Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.

Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой. Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив. Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки». Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2018

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Читайте так же:  Пособие амбулаторно поликлинические учреждения

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Типовые требования делопроизводства