Ответственность за хранение документов ооо

Энциклопедия решений. Хранение документов ООО

Хранение документов ООО

Общества с ограниченной ответственностью, так же как и другие юридические лица, обязаны хранить документы, предусмотренные действующим законодательством, а также предоставлять указанным в законе лицам информацию о своей деятельности.

Порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества (абзац десятый п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО).

Перечень информации, которая подлежит предоставлению участникам ООО, содержится в законе (п. 1 ст. 50 Закона об ООО) и не может быть сокращен уставом ООО (п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ»).

Помимо устава вопросы хранения документов ООО и предоставления информации участникам могут регулироваться внутренним положением.

Рекомендуется отдельно урегулироваться порядок передачи документов при смене руководителя ООО.

Положения устава общества не могут ограничивать права участников на информацию по сравнению с правами, предоставляемыми им Законом об ООО. Такие положения устава или учредительных документов не будут подлежать применению.

ООО обязано хранить документы по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества либо в ином месте, известном и доступном участникам общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО).

Хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем ООО, т.е. единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором) (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухгалтерском учете). ООО должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). При смене директора ООО должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Хранение остальных документов ООО, в том числе устава, а также печати ООО (при её наличии) обязан обеспечить также единоличный исполнительный орган общества. При увольнении директор обязан передать документацию и печать вновь избранному директору или лицу, уполномоченному общим собранием участников ООО (см. например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.07.2014 N Ф02-2632/14).

Следует учитывать, что единоличный исполнительный орган ООО несет ответственность за хранение бухгалтерских документов и в том случае, если была выдана доверенность на представление интересов ООО в налоговой инспекции, но при этом отсутствуют доказательства нахождения бухгалтерских документов у другого лица (см., например, по аналогии с АО постановление ФАС Уральского округа от 02.09.2011 N Ф09-4838/11).

Участники ООО имеют право на доступ к документам общества (абзац третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 3, 4 ст. 50 Закона об ООО).

В соответствие с изменениями в ГК, вступившими в силу с 1 сентября 2014 г., члены совета директоров ООО наряду с участниками общества имеют право получать информацию о деятельности ООО и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абзац второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ). Если был нарушен порядок хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

При разглашении иной конфиденциальной информации может быть применена ст. 13.14 КоАП РФ. Кроме того, в случае разглашения работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), он может быть уволен на основании п. 5 «в» ст. 81 ТК РФ.

При ликвидации ООО, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация

Автор: Чеснов К. В.

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация

Чеснов Кирилл Вячеславович,e-mail: [email protected]
адвокат Московской коллегии адвокатов «ГРАД»

Большинство компаний находятся в благостном неведении о сроках и порядке хранения документов, основываясь на пятилетнем сроке, установленном для хранения бухгалтерских документов. При этом мало кто связывает эту обязанность со штрафными санкциями, введенными с весны 2009 г., которые могут составить в отношении юридических лиц от 200 до 300 тыс. руб.

Какие же обязанности по срокам хранения предусмотрел законодатель, снабдив их столь суровыми мерами ответственности?

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов известны и поэтому не представляют большого интереса.

Статья 24 НК РФ предусматривает, что налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение четырех лет.

Статья 17 Закона о бухгалтерском учете предусматривает не менее чем пятилетнюю обязанность организаций по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Но особый интерес, как ни странно, представляет ст. 50 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, которая, на первый взгляд, ни о каких сроках хранения не упоминает.

Согласно данной норме перечень документов, подлежащих хранению, является открытым и включает все документы, подлежащие хранению в соответствии с иными нормативно­правовыми актами. Так, в соответствии с п. 1 ст. 50 Закона об ООО общество обязано хранить следующие документы:

• договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал
общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
• списки аффилированных лиц общества;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

При этом иные документы в данном случае как раз и предусмотрены федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Таковыми выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также ряд подзаконных нормативных актов:

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно­технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Если взять последний по дате из указанных актов (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), то можно увидеть для общества множество новых обязанностей. Данный документ составляет двести страниц, большая часть которых состоит из списка документов, подлежащих хранению с указанием сроков.

К примеру, годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки и т. д.) должны храниться постоянно, а не пять лет. Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотные ведомости, реестры, книги, инвентарные списки), а также все первичные учетные документы можно уничтожать по прошествии пяти лет только при условии проведения ревизионной проверки.

Таким образом, исходя из положений Закона об ООО и иных нормативных документов, указанных выше, общество обязано хранить документы в намного более широком перечне и обязано измерять сроки хранение более продолжительными периодами, нежели это представляется на первый взгляд.

Читайте так же:  Адвокат глущенко отзывы

Итак, КоАП РФ содержит «старый» состав в отношении нарушения правил хранения – это ст. 13.20.

Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

В связи с тем, что размер ответственности предусмотрен в пределах 500 руб., большая часть обществ ни то что не опасалась ответственности, а даже не изучала сам вопрос по срокам хранения документов.

Однако в отношении нарушений в области архива организаций появился еще один состав правонарушения, предусмотренный ст. 13.25 КоАП РФ. Согласно ч. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Порядок рассмотрения данного правонарушения остался не прописан. Согласно п. 1 ст. 13.1. КоАП РФ дела об административных правонарушениях по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи. В соответствии с п. 59 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ уполномочены составлять должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом.

Согласно приказу Росархива от 18.02.2002 г. № 18 таковыми являются:

1.1. руководитель Федеральной архивной службы России, его заместители;
1.2. руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители;
1.3. руководители архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;
1.4. руководители структурных подразделений архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители.

Однако на сегодняшний день в данный приказ так и не внесены изменения относительно ст. 13.25 КоАП РФ, т. е. указанные должностные лица в отношении ст. 13.25 КоАП РФ пока не уполномочены нормативными документами Росархива, что создает правовой вакуум.

Таким образом, в настоящий момент ст. 13.25 КоАП РФ не работает, так как принималась в рамках борьбы с корпоративными конфликтами и преимущественно в отношении акционерных обществ. Подтверждением данного факта является отсутствие до настоящего времени должностных лиц, ответственных за составление протоколов об административном правонарушении в отношении данного состава. Однако в скором времени данной норме можно прочить широкое применение. И этому будет способствовать то, что ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, которая предусматривает аналогичную ответственность акционерных обществ и которая находится в ведении ФСФР, уже применяется и используется в корпоративных конфликтах.

При этом на основе опыта текущего применения аналогичных мер ответственности в отношении акционерных обществ можно сразу констатировать, что в зависимости от вида документа и иных обстоятельств, суды могут признать правонарушение малозначительным и освобождать общество от административной ответственности.

Аргументация судов сводится к следующему. В соответствии со ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

Пленум ВАС РФ в п. 18 постановления от 02.06.2004 № 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» разъяснил, что при квалификации правонарушения в качестве малозначительного судам необходимо исходить из оценки конкретных обстоятельств его совершения. Малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям.

Административные органы обязаны установить не только формальное сходство содеянного с признаками того или иного административного правонарушения, но и решить вопрос о социальной опасности деяния.

Таким образом, составлением протокола об административном правонарушении, рассмотрением административного материала достигнута предупредительная цель административного производства, установленная ст. 3.1 КоАП РФ. Применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности.

Оценивая характер и конкретные обстоятельства совершенного правонарушения, учитывая, что применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа в размере 200 тыс. руб. будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности, суд может прийти к выводу о том, что рассматриваемое правонарушение не создало существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем имеются основания для признания его малозначительным.

К примеру, суд признал малозначительным правонарушения в виде утраты обществом доверенности на представителя , бюллетеней для голосования . При этом утрату протокола общего собрания суд малозначительным правонарушение не посчитал .

Таким образом, у обществ есть еще время начать соблюдать требования законодательства в области хранения и попытаться максимально устранить все имеющиеся нарушения. Однако не стоит забывать, что дамокловым мечом над обществами висит возможность наложения трехсоттысячного штрафа, что может не просто негативно отразиться на текущей деятельности, но и привести к несостоятельности общества, если проверяющий орган зачастит с проверками.

Постановление ФАС Волго­Вятского округа от 23.11.2010 по делу № А82­2905/2010.

Постановление ФАС Поволжского округа от 23.07.2010 по делу № А65­7550/2010.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но это не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  • Информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. (Простите нас)

Просто опишите ситуацию, чтобы узнать у дежурного консультанта, как решить вашу задачу

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61

Для регионов 8 (800) 333-45-16 ДОБ.530

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

Читайте так же:  Изменения налог на имущество 2019

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации. Читать далее.

Что такое ликвидация через оффшор? Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом по ссылке.

  • Телефоны для Москвы: +7 (499) 703-43-52
  • Телефоны для СПБ: +7 (812) 309-57-61

Все о хранении документов: сроки, штрафы, правила при ликвидации и последствия при проверках

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

  • трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
  • трудовые книжки;
  • личные дела;
  • лицевые счета по заработной плате.

Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после 2003 года. Для более ранних документов этот срок 75 лет.

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет.

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно.

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно.

Бухгалтерские документы

  • первичные учетные документы;
  • регистры бухгалтерского учета;
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность;
  • аудиторские заключения;
  • документы учетной политики;
  • стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
  • документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
  • средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Читайте так же:  Частная жалоба копии

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) — штраф

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы — попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.

Ответственность за не сдачу документов в архив

Вопрос-ответ по теме

Обязана ли организация (ООО) при добровольной ликвидации сдавать в архив документы по личному составу? Архив обязательно должен быть государственным? Грозит ли какая-то ответственность за не сдачу документов в архив?

Да, организация обязана передать документы в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле. Соответствующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Статьей 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

В силу указанных норм в обязанности организации входит обеспечение сохранности кадровых документов в течение сроков их хранения, установленных Перечнем. При этом в случае ликвидации организации документы по личному составу, а также кадровые документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Непередача при ликвидации организации указанных документов на хранение в архив будет означать нарушение организацией требования законодательства РФ обеспечить хранение данных кадровых документов в течение установленного срока.

В соответствии со ст. 62 ГК РФ ликвидация организации осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором), назначаемой учредителями (участниками) юридического лица при принятии решения о ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

Таким образом, обязанность передать кадровые документы, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив должна быть выполнена ликвидационной комиссией.

В соответствии со ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В отношении уголовной ответственности следует отметить, что УК РФ отдельного состава преступления за нарушение законодательства об архивном деле не содержит. Однако в случае не передачи кадровых документов в архив при ликвидации организации (в том числе при уничтожении документов, подлежащих передаче) нельзя исключать возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов. УК РФ не содержит понятия «официальный документ». Кадровые документы, на основании которых в том числе может устанавливаться страховой стаж работников для выхода на пенсию, могут быть признаны официальными документами.

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Таким образом, законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях с учетом ч. 1 ст. 17 и ст. 23 Закона об архивном деле предусмотрена обязанность данных организаций обеспечить хранение кадровых документов, срок хранения которых не истек, в том числе путем передачи данных документов в соответствующий государственный или муниципальный архив при ликвидации указанных организаций.

С учетом этого члены ликвидационных комиссий акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия в случае не передачи при ликвидации организации кадровых документов, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

Рекомендация: Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела

«Вопрос из практики: как оформить дело перед сдачей его в архив

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно*:

 составить внутреннюю опись;

 подшить (переплести) дело;

 пронумеровать листы дела;

 оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Форма листа-заверителя утверждена Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526».

Ответственность за хранение документов ооо