Приказ о подготовке к ежегодному семинару

Работа 4. Создание приказов (документационное обеспечение управления)

Продолжаю выкладывать работы по ДОУ. Это №4

Просмотр содержимого документа
«Работа 4. Создание приказов (документационное обеспечение управления)»

Приказы являются одним из основных документов, с которыми приходится иметь дело секретарю. Различают приказы по личному составу и приказы по основной деятельности. Общая форма приказа по ГОСТу представлена ниже.

Заголовок к тексту (не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Проект приказа внес

должность. И.О. Фамилия

Как видно из образца, приказы содержат констатирующую (на основании чего, в связи с чем издан приказ) и распорядительную (суть приказа) части.

Создавая шаблоны писем, вы уже убедились, что для соблюдения правил размещения реквизитов удобно пользоваться таблицами.

Внедренная таблица автоматически занимает всю ширину листа. Ячейки таблицы имеют строгую форму, а их размеры могут меняться. Высота ячейки увеличивается автоматически при автопереносе текста на следующую строку по мере ее заполнения, или при нажатии клавиши Enter. Внутри ячейки текст можно форматировать.

Выделенные ячейки таблицы можно объединять (Таблица Объединить ячейки) и разбивать на несколько равных ячеек (Таблица Разбить ячейки). Границы таблицы в документе можно сделать невидимыми.

Таблица может использоваться как универсальная форма на этапе создания и редактирования документа. При сохранении документа и, тем более, при его печати границы таблицы делаются невидимыми, в окончательном документе их нет.

Рассчитать размер таблицы довольно просто. В заголовочной части, как правило, текст делится на два столбца, поэтому число столбцов в таблице лучше всего взять равным двум. Чтобы определить количество строк вспомогательной таблицы, надо посчитать количество реквизитов по вертикали документа и удвоить это количество, заложив в форму пустые разделительные строки между реквизитами.

Например, в приведенном образце приказа по вертикали можно насчитать 10 элементов: наименование предприятия, название документа, дата и номер, заголовок, текст констатирующей части, ключевое слово «Приказываю», текст распорядительной части, подпись, визы, составитель приказа.

С учетом пустых строк смело можно заводить таблицу в 2 столбца по 20 строк. Если в дальнейшем в приказе, к примеру, не будет виз, лишние строки очень легко убрать, выделив лиш­ние строки и удалив их: Таблица Удалить Строки. Если вы просчитались, то в таблицу в любой момент можно Вставить пустые строки: Таблица Вставить Строки выше (ниже).

Наиболее удачным шрифтом для приказов считается шрифт Times New Roman, размер 14. При таких параметрах шрифта в строке помещается около 65 символов, что соответствует печати на пишущей машинке.

Далее приведены тексты приказов по личному составу и основной деятельности, которые Вам предстоит оформить. При оформлении приказа вам придется самостоятельно составлять заголовок к тексту (если он нужен), а также выделять из общего текста констатирующую и распорядительную части приказа.

Приказ о приеме на работу

Принять на работу Леонову Тамару Игнатьевну на должность бухгалтера-экономиста с окладом 4500 руб.

Приказ о переводе

Перевести Иваненко Игоря Сергеевича, с его согласия, с должности менеджера отдела реализации на должность старшего менеджера в отдел маркетинга с окладом 5000 руб.

Приказ об увольнении

Уволить Гурова Петра Антоновича, начальника бюро реализации, по собственному желанию в связи : уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ.

Приказ о графике работы в праздничные дни

Начальнику охраны Медведеву В.П. обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2000 г. по 3.01.2001 г.

Директору по персоналу Бортниковой А.А. обеспечить дежурство на телефоне главного офиса МНТ для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов.

Гл. бухгалтеру Ивановой И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

Приказ о подготовке к ежегодному семинару

Директору по маркетингу Андреевой Е.Ф. не позднее 15.03.2001 представить тезисы докладов ведущих специалистов-маркетологов по зарубежному рынку.

Секретарю приемной Генерального директора Герасимовой Л.С. подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара.

Главному бухгалтеру Ивановой И.П. составить смету расходов по организации работы научных секций и проведению заключительного банкета.

Приказ о добавлении новой должности в штатное расписание

Директору по персоналу Бортниковой А.А. подготовить проект изменения штатного расписания для обеспечения рекламной деятельности МНТ.

Задание 1. Оформление приказов по основной деятельности

1. Создайте шаблон приказа по основной деятельности (будем делать продольный бланк), пользуясь следующим образцом:

Создайте новый документ;

при помощи меню Таблица откройте в документе таблицу 20×2(2 столбца, 20 строк);

разделите ячейки таблицы по приведенному образцу: выделить ячейку Таблица Разбить ячейки;

объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу Таблица Объединить ячейки;

заполните таблицу по образцу;

уберите сетку таблицы одним из способов, например: Таблица Свойства таблицы щелкнуть на кнопке Границы и заливка на вкладке Границы выбрать тип Нет (границ).

2. Сохраните документ в виде шаблона в своей папке под именем Приказ по ОД: Файл Сохранить как. выбрать тип файла Шаблон документа нажать ОК. Закройте Word.

3. Создайте приказ по основной деятельности с помощью только что созданного шаблона бланка приказа, пользуясь следующим образцом:

откройте свою папку и выберите шаблон Приказ по ОД;

в появившийся бланк на предназначенное для даты место вставьте дату создания документа: Вставка Дата и время выбрать формат даты нажать ОК (рис.);

поочередно выделяйте названия реквизитов и заменяйте их конкретным содержанием для приказа;

перед заполнением констатирующей части установите нумерацию пунктов приказа: Формат Список вкладка Нумерованный выбрать вид нумерации ОК;

4. Сохраните приказ, как документ Word, дав файлу условленную спецификацию, например приказ по основной деятельности.

Задание 2. Оформление выписки из приказов по основной деятельности

Выписка из приказа содержит копию части приказа, необходимую конкретному исполнителю для работы. Заверяет выписку, как правило, секретарь.

Для оформления выписки проделайте следующее:

откройте файл с текстом приказа, из которого делается выписка: Файл Открыть выбрать свою папку на диске С:, выбрать соответствующий файл;

исправьте файл (см. образец выше);

сохраните файл приказов под условным именем, например, выписка из приказа;

Задание 3. Оформление приказов по личному составу

1. Создайте бланк приказа по личному составу, используя следующий образец.

Создайте новый документ;

вставьте таблицу 2×16;

заполните таблицу по образцу;

реквизиты «Наименование предприятия» и «Заголовок документа» выровняйте с помощью кнопки По центру;

реквизит «номер приказа» выровняйте кнопкой По правому краю;

удалите сетку таблицы.

2. Сохраните файл как шаблон под названием Приказ по личному составу.

3. Оформите приказ по личному составу на бланке-шаблоне Приказ по личному составу, используя как образец следующий документ.

Создайте новый документ на базе шаблона Приказ по личному составу:

следуя алгоритму, описанному в предыдущем задании, оформите приказ поличному составу по приведенному образцу;

Для самостоятельной работы

Задание 1. На основании шаблона приказов Приказ по ОД, созданного ранее, по описанному выше алгоритму оформите предложенные в начале работы приказы по основной деятельности.

Задание 2. На основании шаблона приказов Приказ по личному составу, созданного ранее, оформите приказы по личному составу, тексты которых предложены в начале работы.

Задание 3. По описанным выше алгоритмам создания шаблонов при помощи направляющих таблиц подготовьте шаблон докладной записки по следующему образцу.

Задание 4. Оформите Докладную записку по созданному в предыдущем задании шаблону.

Директору предприятия о выделении средств на оказание материальной помощи сотруднику. В связи с временной потерей трудоспособности в результате травмы, полученной Петуновой Е.А. на ежегодной спартакиаде сотрудников МНТ, просим оказать Петуновой Е.А. материальную помощь из директорского фонда на восстановление здоровья в санатории-профилактории предприятия в г. Сочи. Начальник технологического отдела Трубицын К.Л.

Задание 5. Подготовьте шаблоны документов, которые вы оформляли ранее: справок, подтверждающих работу, а также справок по производственной тематике.

Ниже приведена форма справки по производственной тематике:

Задание 6. По описанным в работе алгоритмам создания шаблонов при помощи направляющих таблиц подготовить шаблон командировочного удостоверения по образцу, приведенному ниже.

(Рекомендуется создать таблицу с четырьмя столбцами, а затем объединить второй-четвертый столбцы в один.)

04_Zadanie_rasporyaditelnye_123455

Проанализируйте предложенные тексты. Обратите внимание на допущенные ошибки, связанные как с неправильным расположением материала, так и со способами изложения. Исправьте эти тексты или напишите новые.

Директора ООО «Сигналпласт» от 25.06.2009 г.

Содержание «О наказании»

24, 25 июня 2009 года гальваник Миров А.А. находился на работе в нетрезвом состоянии. На основании вышеизложенного:

1. За появление на работе в нетрезвом состоянии 24, 25 июня гальванику Мирову А.А. объявить выговор.

2. Рабочие дни 24, 25 июня считать прогулами.

Директор ООО «Сигналпласт» В.Т. Тарасов

Общество с ограниченной ответственностью

гальваника Мирова А.А.

24, 25 июня 2009 года гальваник Миров А.А. находился на работе в нетрезвом состоянии.

1. Главному гальванического цеха А.А. Семёновой объявить выговор за появление на работе в нетрезвом состоянии 24, 25 июня гавальнику Мирову А.А.

2. Ознакомить гальваника Мирова А.А. с настоящим приказом в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя кадрового отдела Струнов И.Л.

Директор ООО «Сигналпласт» Тарасов В.Т. Тарасов

Обеспечение противопожарной безопасности

Для противопожарной безопасности ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Убрать территорию завода — отв. Ю.В. Петров.

2. Проверить электропроводку электрооборудования — отв. С.В. Симонова.

Директор завода Жирнов Н.П.

Закрытое акционерное общество

Об обеспечении противопожарной безопасности

1. Начальнику хозяйственной части В.А. Сорокину назначить ответственного по уборке территории в срок до 14.111.2013.

2. Начальнику технической части А.Р. Чистякову назначить ответственного за проверку электрооборудования в срок до 14.11.2013.

3. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Лаврова И.Л.

Читайте так же:  В федеральный арбитражный суд западно-сибирского округа

Директор завода Жирнов Жирнов Н.П.

МОСКОВСКАЯ ШОКОЛАДНАЯ ФАБРИКА № 9

Про создание комиссии для проведения

экспертизы технического состояния

В связи с необходимостью определения технического состояния конвейера № 6 в кондитерском цехе и его возможной замены

1. Гл. инженеру И.С. Симонову создать комиссию для проведения экспертизы технического конвейера №6 и чем быстрее, тем лучше!

2. Проведите экспертизу технического состояния конвейера №6 в кондитерском цехе до 30.11.09 (ответственный — председатель комиссии).

3. Подготовить всю необходимую документацию о состоянии конвейера №6 к 05.12.09 (ответственные — гл. инженер И.С. Симонов и председатель комиссии).

P.S. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на зам. директора Е.Г. Федорова.

Открытое акционерное общество

Про создание комиссии для проведения

экспертизы технического состояния

В связи с необходимостью определения технического состояния конвейера № 6 в кондитерском цехе и его возможной замены.

1. Главному инженеру И.С. Симонову создать комиссию для проведения экспертизы технического конвейера №6.

2. Проведите экспертизу технического состояния конвейера №6 в кондитерском цехе до 30.11.09 ответственный — председатель комиссии.

3. Подготовить всю необходимую документацию о состоянии конвейера №6 к 05.12.09 ответственные — гл. инженер И.С. Симонов и председатель комиссии).

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Е.Г. Федорову.

Директор Смирнов Смирнов С.А.

1. Гл. инженеру П.И. Еремееву нужно срочно сформировать комиссию для установления причин аварии.

2. И не позже чем до 30.05.2009 установить эти самые причины.

1. Главному инженеру П.И. Еремееву нужно сформировать комиссию для установления причин аварии. Срок установки причин не позднее 30.05.2009.

2. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Е.Г. Капустин

Директор Федоров Федоров Д.Б.

1. Немедленно заняться подготовкой всей необходимой документации о состоянии холодильных установок.

2. Проконтролировать все это нужно И.О. Сергееву.

1. Подготовить всю необходимую документацию о состоянии холодильных установок в срок до 12.12.2012.

2. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора И.О. Сергееву.

Директор Воронин Воронин В.П.

Павел Николаевич, будьте добры, подготовьте все необходимые документы о состоянии строящегося здания, только, пожалуйста, скорее.

Главному бухгалтеру Соловьеву П.В. подготовить необходимые документы о состоянии сторонящегося здания в срок до 23.12.2012.

Директор Морозов Морозов А.Ю.

В связи со сложившейся свистопляской на стройке

ПРИКАЗЫВАЮ Р.П. Иванову срочно с этим разобраться!

Главному бухгалтеру Р.П. Иванову разобраться с отчетами по заработной плате в срок до 14.12.2014.

Директор Смирнов Смирнов З.Ж.

Составьте приказ в соответствии со следующими ситуациями:

в организации необходимо утвердить инструкцию по делопроизводству;

Открытое акционерное общество

Об утверждении инструкции по делопроизводству

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Смирнов В.П.Смирнов

необходимо организовать работу в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен организовать дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оформить оплату дежурства в двойном размере);

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ

О работе в праздничные дни и временном возложении обязанностей

Привлечь к работе в нерабочий праздничный день 9 мая 2013 года и выходные дни 10, 11 мая 2013 года на 8 часов с 8-00 до 17-00 с часовым перерывом на обед начальника охраны Сергиенко С. С. ,директора по персоналу Воронина А. С.,главного бухгалтера Савченко А. В.

Необходимо проконтролировать следующие обязанности сотрудников:

начальник охраны Сергиенко С. С должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу Воронин А. С должен организовать дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер Савченко А. В.должен оформить оплату дежурства в двойном размере);

Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора И.О. Сергееву.

Директор Воронин Воронин В. П .

необходимо организовать подготовку к ежегодному семинару (директор по маркетингу должен представить тезисы докладов специалистов-маркетологов по зарубежному рынку; секретарь генерального директора должен подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара; главный бухгалтер должен составить смету расходов по организации работы секций и проведению заключительного банкета).

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

О подготовке к ежегодному семинару

1.организовать подготовку к ежегодному семинару ,директор по маркетингу Боков А. Г. должен представить тезисы докладов специалистов-маркетологов по зарубежному рынку; секретарь генерального директора Голубев А.А.должен подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара; главный бухгалтер Семенов А. В. должен составить смету расходов по организации работы секций и проведению заключительного банкета.

2.Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора И.О.Самойлову.

Директор Воронин Воронин В. П .

Составьте выписку из приказа, адресованную И.Р. Андрееву, которому в срок до 04.06.2009 нужно создать комиссию для выяснения причин утечки газа из корпуса № 5.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Земля»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

О создании экспертной комиссии

Начальнику канцелярии Андрееву И.Р. выяснить причины утечки газа из корпуса №5 в срок 10.06.2009.

Секретарь Лабетик О.О. Лабетик

Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенные ситуации:

в мэрии г. Иваново обсуждался вопрос об организации массовых новогодних праздников. Были приняты соответствующие решения. Отразите в документе составление сметы, утверждение архитектурного проекта, организацию работы торговли, режим работы, обеспечение охраны общественного порядка, культурную программу и т.д. Документ должен быть согласован с исполнителями и ответственными лицами, он имеет приложение «Состав комиссии по организации новогодних праздников»;

Государственный комитет РФ по управлению образования издал . о разработке должностной инструкции в срок до 09.05.2009. Контроль за исполнением . был возложен на П.О. Соколова;

директор ОАО «Сиб-Тур» издал . об организации семейных туров по России и за рубежом в срок до 21.06.2009. Подготовить необходимые документы поручено старшему менеджеру Р.О. Федорову;

совет директоров ОАО «Вектор» издал . об объединении организаций «Спектр» и «Луч» в срок до 03.07.2009. Контроль за исполнением . был возложен на генерального директора ОАО «Вектор» Р.А. Касаткина;

Главный инженер отдела снабжения издал . о поставке дополнительной партии пиломатериалов.

Образцы приказов по семинарам

Образцы приказов по кадрам — оформление документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

  • Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
  • Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

    Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

    Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

  • При комплектовании кадров.
  • При перемещении сотрудников.
  • Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
  • При увольнении и т.д.
  • О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

    При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

    Какие формы приказов существуют?

    Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

    Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

    • Т-1, который используют при приеме сотрудников.
    • Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
    • Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
    • Т-8, который сообщает об увольнении.
    • Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
    • Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

    Структура приказов – из чего состоит документ?

    Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

    Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

    Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

    Подписание приказа руководителем

    Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

    В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

    Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

    Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

  • Действие руководителя компании.
  • ФИО и иные данные на сотрудника.
  • Дата вступления документа в силу.
  • Ссылки на источники.

    Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

  • Не следует пользоваться сокращениями.
  • Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.
  • Составление приказов кадрам – подробное руководство

    Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

  • Инициирование решение о создании приказа.
  • Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
  • Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
  • Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

    Подготовительный этап

    Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

    Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

    Читайте так же:  Заявление на установление отцовства умершего

    Сбор информации

    Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

    • Внутренних актах компании.
    • В правовой документации, например ТК РФ.
    • В архивных документах.

    Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

    Подписание приказа

    На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

    Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

    Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

    Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

    В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

    Правила регистрации и хранения таких документов

    Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

    При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

    Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

    Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

    Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

    Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 333-58-23
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

    Приказ об увольнении;

    Приказ о переводе

    Приказ о приеме на работу

    Приказ о добавлении новой должности в штатное расписание

    Приказ о подготовке к ежегодному семинару

    Приказ о графике работы в праздничные дни

    ВЫПОЛНИТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО

    Задание 1. На основании шаблона приказов Приказ_ОД оформить приказы:

    Начальнику охраны Медведеву В.П. обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2000 г. по 3.01.2001 г.

    Директору по персоналу Бортниковой А.А. обеспечить дежурство на телефоне главного офиса VYN для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов.

    Гл. бухгалтеру Ивановой И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

    Директору по маркетингу Андреевой Е.Ф. не позднее 15.03.2001 г. представить тезисы докладов ведущих специалистов-маркетологов по зарубежному рынку.

    Секретарю приемной Генерального директора Герасимовой Л.С. подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара.

    Главному бухгалтеру Ивановой И.П. составить смету расходов по организации работы научных секций и проведению заключительного банкета.

    Директору по персоналу Бортниковой А.А. подготовить проект изменения штатного расписания для обеспечения рекламной деятельности МНТ.

    Задание 2. На основании шаблона приказов Приказ_ЛС оформить приказы:

    Принять на работу Леонову Тамару Игнатьевну на должность бухгалтера-экономиста с окладом 4500 руб.

    Перевести Иваненко Игоря Сергеевича, с его согласия, с должности менеджера отдела реализации на должность старшего менеджера в отдел маркетинга с окладом 5000 руб.

    Уволить Гурова Петра Антоновича, начальника бюро реализации, по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ.

    Задание по информационно-справочной документации

    Задание 3. По описанным выше алгоритмам создания шаблонов при помощи направляющих таблиц подготовить шаблон докладной записки по следующему образцу:

    Наименование предприятия Должность (кому предназначена

    Наименование отдела предприятия И.О. Фамилия

    Дата №_____________ Резолюция руководителя

    Заголовок (о чем)

    Должность Подпись И.О. Фамилия

    В дело № ___________

    Подпись исполнителя Дата

    Задание 4. Оформить Докладную записку по созданному в предыдущем задании шаблону.

    Директору предприятия о выделении средств на оказание материальной помощи сотруднику.

    В связи с временной потерей трудоспособности в результате травмы, полученной Петуновой Е.А. на ежегодной спартакиаде сотрудников МНТ, просим оказать Петуновой Е.А. материальную помощь из директорского фонда на восстановление здоровья в санатории-профилактории предприятия в г. Сочи.

    Начальник технологического отдела Трубицын К.Л.

    Задание 5. Оформить Докладную записку того же содержания при помощи Мастера записок.

    Задание 6. Подготовить шаблоны документов, которые оформляли ранее: заявлений, справок, подтверждающих работу, а также справок по производственной тематике в соответствии с образцом.

    Реквизиты предприятия Наименование организации,

    Как оформить приказ по личному составу

    На каждом предприятии, где имеются наемные работники, все рабочие моменты, связанные с их трудовой деятельностью, фиксируются в приказах. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность – все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации. Рассмотрим, как выглядит образец приказа по личному составу и каким должен быть образец журнала учета приказов по личному составу.

    Когда понадобится приказ по личному составу

    На основании норм Трудового кодекса можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

  • прием на работу ( ст. 68 ТК РФ );
  • перевод на другую работу ( ст. 62 ТК РФ );
  • расторжение трудового соглашения ( ст. 84.1 ТК РФ );
  • предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска ( ст. 116 ТК РФ );
  • отправление в командировку ( ст. 166 ТК РФ );
  • поощрение или дисциплинарное взыскание с работника ( ст. 193 ТК РФ ).

    Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

    Как составляются приказы по личному составу

    В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами. Все необходимые кадровикам формы доступны в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

    На семинарах мне очень часто приходится отвечать на вопрос, который задала Дарья, поэтому я сочла, что публикация этого ответа в «Новостях сайта» может быть полезна не только для нее одной, но, возможно, и для других. Рада, если это действительно окажется так. Ваша И.В.Журавлева

    Уважаемая Ирина Витальевна!

    Нужна Ваша консультация. наши аудиторы каждый говорит разное, и я совсем запуталась!

    Мы премировали работников и издали приказ такого содержания:» Бухгалтеру Ивановой начислить премию следующим сотрудникам и перечень ФИО и сумм». Вопрос: освобождает ли нас приказ такого содержания от необходимости ознакомить с ним всех фигурантов приказа? или нам нужно таки собирать подписи всех сотрудников, а не только бухгалтера?

    Жизненно необходим Ваш совет. Заранее спасибо, огромное! Дарья

    Да, это действительно непростой вопрос, который требует довольно-таки развернутого ответа, т.к. придется расставить все точки над «i».

    Существуют два вида приказов:

    1. по основной деятельности;
    2. по личному составу.

    Существует также правило, согласно которому все фигуранты приказа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Причем следует правильно понимать, кто является фигурантами приказов.

  • Фигуранты приказов по личному составу – это работники, чьи фамилии фигурируют в приказе.
  • Фигуранты приказов по основной деятельности – это их исполнители, т.е. те работники, которым поручено исполнение приказа.

    Характерно, что ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности требует не законодательство, а просто здравый смысл: если работник не ознакомлен с приказом, то как можно от него требовать исполнения?

    Ознакомление с приказами по личному составу осуществляется по одному из трех оснований:

    А) требование Трудового кодекса РФ (приказ о приеме на работу – ст. 68, об увольнении – ст. 84.1, о взыскании – ст. 193);

    Б) виза ознакомления заложена в унифицированную форму приказа (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании, предоставлении отпуска, поощрении);

    В) здравый смысл.

    1) в пункте «А» перечислены два вида приказа, для которых имеются унифицированные формы (о приеме и об увольнении), и один приказ, оформляемый в произвольной форме (о взыскании);

    2) в пункте «Б» из перечисленных шести видов приказов только для двух обязательное ознакомление работников под роспись предписано Трудовым кодексом (о приеме на работу, об увольнении), в остальных виза ознакомления заложена сотрудниками Госкомстата исходя из здравого смысла;

    3) здравый смысл подсказывает, что и многие другие приказы по личному составу, для которых отсутствуют унифицированные формы, следует доводить до сведения работников, например – приказ о направлении работника в служебную поездку или на повышение квалификации, о поручении дополнительной работы, об отзыве из отпуска, ну и т.п. Однако тот же здравый смысл говорит, что есть (хотя и немного) приказы по личному составу, с которыми нет обязательной необходимости знакомить работников-фигурантов под роспись, например – приказ об освобождении от работы на период воинских сборов, который нужен скорее для бухгалтерии, чем для работника, т.к. работник и без приказа работодателя обязан прибыть на сборы, и ряд других.

    Кроме того, мы видим, что в пункте «Б» в перечне видов приказов имеется приказ о поощрении. Премия, как мы знаем, также является мерой поощрения. Возникает вопрос: всегда ли выплата премии должна оформлять приказом о поощрении по унифицированной форме № Т-11 или Т-11а?

    Ответ на этот вопрос мы находим в несколько неожиданном документе: в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. П. 24 «в» этого документа гласит, что в трудовую книжку вносятся, в частности, сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, которые предусмотрены коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка. А далее в п. 25 указано, что «Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся»!

    Таким образом, становится очевидным, что есть премии, которые необходимо оформлять приказами о поощрении и вносить о них записи в трудовые книжки работников – это премии, которыми работники поощряются за конкретные определенные достижения. В противовес этим премиям есть те, которые входят в систему оплаты труда, в трудовые книжки не вносятся, и, следовательно, имеют иную правовую природу, поэтому могут быть оформлены приказами, издаваемыми по произвольной форме. И вот теперь необходимо определиться: будут ли это приказы по личному составу, или приказы по основной деятельности?

    Дело в том, что целый ряд приказов имеет, я бы сказала, «смежный» характер – их можно отнести и к той, и к другой группе. Это приказы о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, о выплате среднего заработка за 2-й и за 3-й месяцы трудоустройства (после увольнения по сокращению штата), о материальной помощи и некоторые другие – в том числе и о выплате работникам премий, входящих в систему оплаты труда.

    И такая возможность выбора, когда речь идет о приказах о премировании, помогает решить существенную проблему – а именно, проблему ознакомления работников с этими приказами. Ведь если приказ о премировании оформлен как приказ по л/с, то все премируемые работники должны быть с ним ознакомлены под роспись. А все понимают, что ничего хорошего в том, что люди будут знать не только о своих, но и о чужих премиях, нет – начнутся раздоры, претензии, ухудшение морального климата в коллективе и падение трудовой мотивации. Чтобы избежать этого, при том, что оформлены приказы по личному составу, кадровикам приходится делать несметное количество односубъектных приказом, что, безусловно, является непродуктивной тратой рабочего времени.

    Если же приказы о премировании оформлены как приказы по основной деятельности, т.е. в них указан исполнитель (главный бухгалтер), то он и является единственным фигурантом, который должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

    Именно так – по основной деятельности – и оформлены Ваши приказы! Поэтому нет необходимости – ни формально-правовой, ни практический – в ознакомлении работников с этими приказами.

    О размере премии работники узнают из расчетных листков, которые им выдаются в обязательном порядке.

    Тем более, что работодатель вполне свободен в принятии решения о премировании/непремировании и размере премий (даже суды не считают возможным вмешиваться в эти вопросы) – разумеется, в рамках соответствующего своего локального нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в организации.

    Ниже приведены образцы приказов по основной деятельности: приказа о премировании и приказа, оформляющего ситуацию, создающую аналогичные проблемы и касающуюся размера оплаты труда работников, когда информирование их о чужих заработках является нерациональным: приказ об изменении окладов.

    О премировании работников

    премии за I квартал 2013 года в следующем размере:

    [далее в табличной форме указываются структурные подразделения, должности/профессии работников, их ФИО, при необходимости таб. №, размер премии).]

    Положение об оплате труда и премировании работников, утвержденное 22.08.2011.

    [Подпись руководителя организации]

    [Виза ознакомления работника]

    Приказ о выплате премии, входящей в систему оплаты труда

    ЗАО «Новые технологии»

    Об изменении окладов работников

    Главному бухгалтеру Гусевой И.П. обеспечить с 10.04.2013 начисление и выплату работникам окладов в соответствии со штатным расписанием от25.01.2013№ 14 в следующем размере:

    [далее в табличной форме указываются структурные подразделения, должности/профессии работников, их ФИО, при необходимости таб. №, размеры окладов).]

    Образец приказа организации. Открытое акционерное общество «Эталон» ПРИКАЗ. Москва

    1 Образец приказа организации ПРИКАЗ О графике отпусков В целях составления графика отпусков на 2009 г. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений до 15 января 2009 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2008 г. и планируемых очередных отпусков в 2009 г. 2. Секретарю-референту составить сводный график отпусков сотрудников для утверждения. 3. Контроль над исполнением приказа возлагаю на заместителя директора В. С. Иванова. Директор Подпись Н. И. Кузнецов Визы И.К. Воронова

    2 Образец выписки из приказа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА О графике отпусков В целях составления графика отпусков на 2009 г. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений до 15 января 2009 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2008 г. и планируемых очередных отпусков в 2009 г. Директор Подпись Н. И. Кузнецов Верно Инспектор по кадрам Подпись Н. А. Дорохова

    3 Образец указания УКАЗАНИЕ О назначении комиссии Во исполнение приказа директора общества с ограниченной ответственностью от 18 декабря 2008 г. 88 о назначении комиссии и проведении инвентаризации материальных средств ОБЯЗЫВАЮ: 1. Назначенному составу комиссии закончить проведение инвентаризации материальных средств до 24 января 2009 г. 2. Соблюдать следующий ежедневный распорядок работы комиссии: начало 9.00; окончание 18.00; перерыв ; выходные дни суббота, воскресенье. 3. Председателю комиссии представить по окончании работы акт инвентаризации для утверждения. Финансовый директор Подпись А. Н. Волохов И.К. Гончарова з

    4 Образец распоряжения Коммерческий отдел РАСПОРЯЖЕНИЕ О подготовке к участию в международной выставке В целях подготовки к участию в международной выставке «Экспорт импорт 2009» в феврале 2009 г. ПРЕДЛАГАЮ: 1. Принять участие в указанной выставке следующим сотрудникам: Н. И. Петрову, Н. К. Сидорову, Ф.И. Куприянову, М.П. Короткову. 2. Указанным сотрудникам до 15 января 2009 г. представить списки предлагаемой продукции для демонстрации в выставочном павильоне. Начальник коммерческого отдела Подпись В. П. Соколов — 4

    5 Образец протокола ПРОТОКОЛ Председатель И. А. Мясников Секретарь Т. А. Соловьева собрания учредителей Присутствовали: Андреев В. Н., Борисов Д. И., Грибоедов М. К. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О создании общества с ограниченной ответственностью и утверждении учредительных документов общества. Доклад Борисова Д. И. 2. О выборах директора общества. Доклад Грибоедова М.К. I. СЛУШАЛИ: Борисова Д. И. о создании общества с ограниченной ответственностью (название организации), рассмотрении и утверждении учредительных документов общества. ВЫСТУПИЛИ: Андреев В. Н. поддержал предложение Борисова Д. И. о создании ООО (название организации) и о необходимости утверждения учредительных документов общества. ПОСТАНОВИЛИ: Создать ООО (название организации), утвердить учредительные документы и подписать их. II. СЛУШАЛИ: Грибоедова М. К. о необходимости назначения директора общества. ВЫСТУПИЛИ: Борисов Д. И. предложил назначить на должность директора общества Андреева В. Н. ПОСТАНОВИЛИ: Назначить директором ООО (название организации) Андреева В. Н. Председатель Подпись И. А. Мясников Секретарь Подпись Т. А. Соловьева 5

    6 Образец выписки из протокола ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА собрания учредителей Председатель И. А. Мясников Секретарь Т. А. Соловьева Присутствовали: В. Н. Андреев, Д. И. Борисов, М. К. Грибоедов ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О выборах директора общества. Доклад М.К. Грибоедова. И.СЛУШАЛИ: М. К. Грибоедова о необходимости назначения директора общества. ВЫСТУПИЛИ: Д. И. Борисов предложил назначить на должность директора общества В. Н. Андреева. ПОСТАНОВИЛИ: Назначить директором ООО (название организации) В. Н.Андреева. Председатель Секретарь Подпись Подпись И. А. Мясников Т. А. Соловьева Верно Инспектор по кадрам Подпись Н. А. Дорохова

    7 Образец решения Наименование организации Ученый Совет РЕШЕНИЕ О подготовке к семинарам В связи с введением в действие нового Трудового кодекса Российской Федерации в Академии с 8 февраля 2008 г. будут проводиться семинары «Новое в Трудовом кодексе РФ». Исходя из вышеизложенного Ученый Совет РЕШИЛ: 1. Заместителя заведующего кафедрой правового обеспечения управления М. Ф. Воронину назначить ответственной за проведение семинаров. 2. Т. П. Михайлову поручить составление к списка предприятий, готовых принять участие в семинарах. 3. В. Н. Ивановой заказать и подучить к в издательстве «Герда» Трудовой кодекс РФ. 4. Ответственному секретарю совета подготовить заявку для участия в семинарах. 5. Контроль над исполнением решения возложить на проректора академии С. С. Вавилова. Председатель Совета Подпись О. П. Сотов Секретарь Подпись М. Н. Осин

    8 Образцы информационно-справочной документации Образец акта УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Эталон» С.К. Воробьев АКТ состояния работы с документами в бухгалтерии общества с ограниченной ответственностью Основание: приказ директора 107 от составлен комиссией: Председатель зам. директора И. С. Кудряшов. Члены комиссии: 1. Инспектор по кадрам А. Н. Суровцева. 2. Бухгалтер В. И. Петрова. В период с по комиссия проверила состояние работы с документами в бухгалтерии открытого акционерного общества «Эталон». В результате проверки установлено: 1. Правила хранения, учета и регистрации документов выполняются. 2. Недостаточно внимания уделяется повышению квалификации сотрудников бухгалтерии. 3.Баланс ООО за 2007 г. требует дополнительной проверки. Комиссия признала состояние работы с документами в бухгалтерии ООО удовлетворительным. Главному бухгалтеру Сернуховой М. И. рекомендовано: организовать повышение квалификации сотрудников бухгалтерии; для дополнительной проверки состояния баланса общества с ограниченной ответственностью за 2007 г. привлечь аудиторскую организацию. Составлен в двух экземплярах: 1-й экз. директору; 2-й экз. в дело Председатель комиссии Подпись И.С. Кудряшов Члены комиссии Подпись А. Н. Суровцева 8

    9 Образцы информационно-справочной документации Образец докладной записки Директору ОАО «Эталон» С.К. Воробьеву ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О покупке компьютеров Довожу до вашего сведения, что в настоящее время 3 (трех) имеющихся в коммерческом отделе компьютеров недостаточно. В целях повышения эффективности работы коммерческого отдела прошу рассмотреть вопрос о дополнительной покупке 2 (двух) компьютеров. Начальник Коммерческого отдела Подпись Л.И. Сухорукова t 9

    Приказ о подготовке к ежегодному семинару