Требования к стеллажам в архивах

Требования к стеллажам в архивах

Обращаюсь с просьбой дать информацию по правильному и рациональному размещению стеллажей в архивном помещении. Расчеты ширины и высоты исходя из квадратуры архивного помещения, требования к ширине прохода (помещение прямоугольной формы 400 квадратных метров).

В первую очередь я бы порекомендовал Вам подумать о типе стеллажей — стационарные или передвижные. Передвижные дороже, но зато раза в полтора (а то и больше) увеличивают полезную площадь. При использовании стационарных стеллажей полезная площадь скорее всего будет менее 50% общей.

Насколько мне известно, многие поставщики стеллажей могут Вам бесплатно сделать проект — так что если у Вас уже есть какие-то компании на примете, попробуйте обратиться к ним.

Обращаюсь с просьбой дать информацию по правильному и рациональному размещению стеллажей в архивном помещении. Расчеты ширины и высоты исходя из квадратуры архивного помещения, требования к ширине прохода (помещение прямоугольной формы 400 квадратных метров).

Правила размещения стеллажей в архиве рекомендую воспользоваться брошюрой ( пособием) » Основные правила работы ведомственных архивов » Одобренных коллегией Главархива СССР 28.08.85г.
Конкретно рекомендую ознакомиться с разделом 8 » Обеспечение сохранности документов ведомственного архива»
раздел — оборудование архива , пункт 5.1.28- 29.

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Читайте так же:  Судебные приставы видное телефон

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Стеллажи для архивов и хранения документов


Полочные металлические стеллажи имеют широкую область применения, в частности, используются они и в архивах для хранения документов. К ним предъявляются достаточно высокие требования: стеллажи должны быть компактными, удобными в использовании, чтобы документация хранилась надежно, и к ней всегда обеспечивался легкий доступ.

Металлические стеллажи производства компании «Форма» обладают всеми необходимыми характеристиками: они долговечны (срок службы более 15 лет), надежны, удобны и имеют множество модификаций. Полочные стеллажи «Л» отлично подойдут для архивов и хранения документов. Высота и количество полок варьируются, благодаря чему можно хранить документы в папках, коробках и различных по высоте и размеру контейнерах.

Мы можем изготовить для вас любые стеллажи по индивидуальным размерам для конкретного архива. С нашими стеллажами пространство архива будет использоваться максимально выгодно, а документация всегда будет содержаться в полном порядке.

Обеспечение дата-центров галереями для «горячих коридоров», усиленными фальшполами и специальными стеллажами для хранения оборудования по техническим характеристикам заказчика.

Реконструкция и/или модернизация Вашего склада быстро и выгодно!

Требования к оборудованию архивов

Обеспечение архивов специальным оборудованием, отвечающим всем необходимым требованиям, а также создание оптимальных температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, позволяет обеспечить высокую степень сохранности документов, которые хранятся в архивных помещениях

Одним из главных вопросов, связанных с обеспечением сохранности архивных документов, является подбор оборудования для архивов. Как правило, материально-техническое оснащение данных помещений осуществляется в зависимости от различных факторов: его размеров, типа документов, их количества, сроков хранения и других.

Какое оборудование используют для архивов

Если речь идет о стандартных папках с документами, то для этого используются обычные полочные стеллажи. Однако для документов технического, конструкторского, землеустроительного, технологического и другого характера необходимо подобрать специальное оборудование. Это могут быть небольшие или крупногабаритные стеллажные системы, стеллажи с выдвижными полками и прочее.

Специальное архивное оборудование дает возможность хранить документы в соответствии с требуемым порядком хранения документов в архиве. Набор необходимых средств, позволяющих функционировать хранилищу библиотеки, музея, образовательного учреждения может включать в себя следующее:

  • разборные или стационарные сборные металлические стеллажи с электрическим или механическим приводом;
  • полутораметровые столы для классификации документов, поступающих в архив на хранение;
  • шкафы для картотек, создающихся с целью регистрационного учета поступающих документов;
  • компьютерное устройство для учета и контроля документооборота;
  • аппарат для чтения микрофильмов;
  • библиотечные тележки для перемещения дел;
  • устойчивые стремянки для работы у стеллажей;
  • корзины, ящики, архивные коробки, разного рода разграничители, не допускающие смешивание документов, которые хранятся на полках.

Для того чтобы обеспечить хранение документов, имеющих особую ценность, а также тех, которые касаются личного состава учреждения или относятся к категории справочных, необходимо оборудовать металлические сейфы и шкафы.

  • возможность скачивать шаблоны документов
  • доступ к просмотру видеотренингов ведущих экспертов
  • доступ к журналам для главного врача и его заместителей

Активировать доступ

Если в архиве имеется документация, к которой разрешен открытый доступ, то в помещении нужно установить множительную технику. Это позволит сотрудникам архива создавать копии документов, затребованных пользователями.

Помимо всего прочего, помещение, предназначенное для хранения архивных документов, должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией.

Стоит заметить, что несмотря на разнообразие оборудования для архивов, все же основной расходной статьей является приобретение стеллажей. Если в хранилище планируется разместить на длительное хранение небольшой объем документации, то для этого стоит оборудовать обычные стационарные полки. Их приобретение не требует больших финансовых затрат и, кроме того, они отличаются таким полезным качеством, как многофункциональность.

В случае, если помещение предназначается для длительного хранения большого объема документации, то в данном случае стоит использовать архивные стеллажные системы, имеющие множество преимуществ, например:

  • обладают высокой эффективностью в использовании;
  • обеспечивают экономию пространства хранилища;
  • имеют длительный срок эксплуатации.

Случается, что некоторым учреждениям приходится арендовать помещение для размещения архива. Поэтому рано или поздно архивные документы все же придется перевозить в связи со сменой адреса. В данном случае целесообразно устанавливать стационарные стеллажи, которые легко демонтировать и так же быстро устанавливать в другом месте. Как правило, конструкция и размер стеллажа зависит от формата документов, которые на нем будут храниться.

При размещении стеллажей в архивном помещении необходимо придерживаться определенных параметров:

  • расстояние между рядами стеллажей должно быть не меньше одного метра;
  • ширина проходов между ними должна достигать 75 и более сантиметров;
  • расстояние от нижней полки стеллажа до пола не должно быть меньше 15 сантиметров.

Независимо от того, к какому типу и конструкции относятся архивные стеллажи, в любом случае их необходимо устанавливать перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительными батареями на расстоянии не меньше, чем 50 сантиметров.

Какие требования к оборудованию архивов

В соответствии с требованиями любое архивное помещение должно быть размещено вдали от складских, бытовых и производственных помещений. В нем не должно быть газовых, канализационных и водопроводных трубопроводов. Внешние двери необходимо изолировать металлом и в нерабочее время опечатывать.

Электрическую проводку нужно проводить только в скрытом виде. Все электроприборы, включая распределительные устройства и электрощиты, должны иметь закрытое исполнение и устанавливаться вне хранилища. Что касается средств пожаротушения, например, углекислотных огнетушителей, то их необходимо устанавливать из расчета не менее одного прибора на 50 квадратных метров.

В помещении должны поддерживаться оптимальные условия физико-химической сохранности документов. Если климат для улучшения режима хранения документов в архиве не регулируется, то в данном случае стоит установить приборы для просушивания помещений и дополнительные источники увлажнения воздуха.

Сегодня многие музейные архивы используют такой прибор, как прецизионный кондиционер. Более всего он подходит для тех помещений, где хранятся материальные ценности и важные архивные документы. Его основные преимущества заключаются в следующем:

  • обеспечении высокоточных параметров влажности и температурного режима;
  • высоком уровне надежности при непрерывной эксплуатации;
  • универсальности;
  • высокой работоспособности в условиях широкого температурного диапазона наружного воздуха.

Для того, чтобы проконтролировать состояние температурно-влажностного режима, в главных проходах на стеллажах хранилищ устанавливают контрольно-измерительные приборы. С целью защиты архивных документов от пыли в помещении оборудуют специальные установки, очищающие воздух от пыли и вредных примесей.

Руководитель учреждения, в котором имеется архив, должен как минимум один раз в пять лет создавать комиссию по проверке исправности оборудования архива, а также его температурного и санитарно-гигиенического режимов.

Какое оборудование необходимо для электронного архива

На сегодняшний день многие организации, включая библиотеки и музеи, практикуют создание электронных копий архивных документов. Это позволяет избежать проблем, связанных с хранением и управлением бумажными документами. Помимо этого, электронный архив имеет другие преимущества:

  • удобство в использовании;
  • доступность к необходимым документам;
  • быстрый поиск;
  • исключение возможности утери архивных документов.
Читайте так же:  Приватизация квартиры образец искового заявления

Но самое главное, что для такого способа хранения документации не требуется отдельное помещение и большое количество специального оборудования.

Для того чтобы перевести важные бумаги организации в электронный формат, необходимо приобрести специальное устройство – сканер с автоматической системой подачи и распознавания документов. Его выбор зависит от двух основных факторов: типа документации и масштаба сканирования.

При планировании обработки большого количества широкоформатных документов, лучше всего подойдет широкоформатный сканер. В случае сканирования небольшого количества стандартных документов оптимальным вариантом является обычный офисный сканер.

Требования к стеллажам в архивах

ГОСТ Р 56356-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СТЕЛЛАЖИ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ ДЛЯ АРХИВОВ

Metal shelvings for archives. Specification

ОКС 97.140
ОКП 56 0000

Дата введения 2016-01-01

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «Промет» (ООО «Промет»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 135 «Мебель»

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправокв ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользованияна официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на металлические стеллажи, состоящие из секций высотой не более 3100 мм и эксплуатационной нагрузкой на секцию не более 1000 кг, предназначенные для ручной обработки грузов, используемые в архивах, складах, офисных, производственных и торговых помещениях.

Настоящий стандарт устанавливает требования к металлическим стеллажам и методам их контроля.

Требования, обеспечивающие безопасность стеллажей при эксплуатации, изложены в 5.1.9-5.1.11.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 9.032-74 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия лакокрасочные. Группы, технические требования и обозначения

ГОСТ 9.301-86 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования

ГОСТ 9.303-84 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования к выбору

ГОСТ 166-89 (ИСО 3599-76) Штангенциркули. Технические условия

ГОСТ 9500-84 Динамометры образцовые переносные. Общие технические требования

ГОСТ 12971-67 Таблички прямоугольные для машин и приборов. Размеры

ГОСТ 30255-2014 Мебель, древесные и полимерные материалы. Метод определения выделения формальдегида и других вредных летучих химических веществ в климатических камерах

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 стеллаж металлический: Стеллаж с металлическими стойками и полками или балками.

3.2 стойка: Вертикальный грузонесущий элемент стеллажа.

3.3 балка: Горизонтальный грузонесущий элемент стеллажа, крепящийся к стойкам стеллажа.

3.4 полка стеллажная: Грузонесущая поверхность, применяемая совместно с балками или вместо них, металлическая или из другого материала.

3.5 секция стеллажа: Один вертикальный ряд полок ограниченный четырьмя стойками или двумя боковыми стенкам.

3.6 эксплуатационная нагрузка на полку: Допустимый общий вес всех единиц груза, размещенных на полке стеллажа.

3.7 эксплуатационная нагрузка на секцию: Допустимый общий вес всех единиц груза размещенных на полках секции стеллажа.

3.8 деформируемость стоек: Отклонение к горизонтальной поверхности.

4 Классификация

4.1 Классы стеллажей устанавливают в зависимости от величин эксплуатационной нагрузки на полку и количества полок в стеллаже и указаны в таблице 1.

Ремонт в архиве

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

Читайте так же:  Могут ли коллекторы наложить запрет на выезд за границу

Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ

Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов. Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА

Требования к подбору материалов. Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования – остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов – важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

• 4863 – Оборудование кондиционеров;

• 2388 – Материалы лакокрасочные;

• 3530 – Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;

• 5331 – Пиломатериалы качественные;

• 5620 – Мебель специальная.

Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.

Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.

Требования к оборудованию помещения архива.

1. Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).

2. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).

3. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).

4. Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).

5. Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.

Огнетушители. Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.

При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).

Требования к пожарной безопасности.

Требования к мебели архивохранилища. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).

В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).

Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:

• минимальный вес конструкции;

• возможность наращивания секций;

• стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).

К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).

Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

Требования к стеллажам в архивах