Служебная записка на тмц

Содержание страницы:

Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2018 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Образец служебной записки на списание материальных ценностей

В процессе эксплуатации многие вещи растрачиваются или становятся негодными к потреблению. К ним относятся сырье, инструментальная база, предметы обихода, материалы.

Исключение этих объектов из бухгалтерского учета и баланса называется списанием. Начало процесса исходит из служебной записки на списание материальных ценностей.

Зачем списывать ТМЦ

Списание ТМЦ требуется для того, чтобы их реальное количество пребывало в полном соответствии со сведениями, предоставленными в рамках бухгалтерского учета. Причины этого действия могут быть различными.

Чаще они списываются в связи с истечением срока годности, поломкой, порчей. Процедура осуществляется на основании инструкции, которая предварительно разрабатывается организацией. Все сотрудники, несущие материальную ответственность, должны подтвердить факт заблаговременного ознакомления с документом.

Чаще к этим специалистам относятся сотрудники бухгалтерии. В случае обнаружения со стороны материально ответственного лица дефектов необходимо осуществить инвентаризацию.

Инициирование ее проведения возможно только после обращения с письмом в адрес руководителя. Для этого и оформляется соответствующая служебная записка.

Необходимость составления документа и содержание

Служебная записка — документ, который имеет внутренний или внешний характер, исходя из основных выполняемых функций. Чаще бумага адресуется вышестоящему сотруднику со стороны подчиненного работника и содержит просьбу, предложение или замечание. Записка носит объяснительный, докладной, пояснительный, аналитический характер.

Документ включает проблемы технического или хозяйственного характера, описательную часть по возникшим спорным моментам, объяснение, которого требует начальство. Ключевое отличие этой документации от других форм бумаг состоит в том, что в ней происходит не только обсуждение сути проблемы, но и имеется детальное описание, а порой и варианты решения поставленной задачи.

Что касается письменного обращения, оно является официальным, вне зависимости от адресата и содержания. Поэтому все прошения, жалобы, замечания и предложения следует оформлять на бумаге, особенно, если они адресуются начальству.

Правила оформления бланка

Каждая организация имеет разработанную систему, по которой осуществляется списание материальных активов. В крупных организациях эту работу выполняет отдельная комиссия.

В небольших операции осуществляются по надобности разными сотрудниками. Но везде требуется определенное оформление посредством специальной документации. Записка обязательно должна включать набор сведений:

  1. Реквизиты. Традиционно они включают сведения о дате, номере и наименовании, которое раскрывает тематику документа. В рамках небольших организаций используется только дата. В крупных компаниях делопроизводителем указывается номер, осуществляется специальная регистрация в журнале.
  2. Адресат-получатель. В его роли выступает директор или заместитель, обеспечивающий решение вопросов по формированию материальных ценностей.
  3. Прошение. Оно подразумевает списание перечисленных материальных ценностей.
  4. ТМЦ. Здесь идет о речь об израсходованных товарно-материальных ценностях, пришедших в негодность. Обычно пункт оформляется в виде таблицы, включающей данные о номерах строчек, названиях предметов, количествах, инвентарных номерах, балансовой стоимости.
  5. Основания. Требуется отметить, какие документы подтверждают необходимость осуществления мероприятий. В частности, используется акт проверки, соответствующее решение комиссии, заключение экспертизы.
  6. Материально ответственное лицо. Данные должны содержаться о нем и о подразделении, в рамках которого используются эти ценности.
  7. Временной период. Учитывается интервал, за который осуществлялся расход. Он зависит от конкретных правил, имеющихся на предприятии. Чаще всего это месяц, квартал.
  8. Приложения. Совместно с запиской происходит передача копий документов, на базе которых и будет осуществляться данная мера.
  9. Автор. Указывается ФИО, подпись и должность составителя бумаги. Оформление записки производится силами материально ответственного специалиста или руководителя подразделения, исходя из правил, установленных в компании.
  10. Согласование. В процессе оформления принимают участие как минимум два сотрудника. Один из них – материально ответственное лицо, второй – начальник. Первым подписывается записка, а второй визирует соответствие сведений действительности.

Далее документ направляется адресату, который должен его либо утвердить, либо отказать. Впоследствии бумага следует в бухгалтерию, в которой баланс будет приведет в соответствие.

Рапорт о передаче материальных ценностей

Прием-передача материальных ценностей – обязательная процедура в процессе смены их владельца, руководителя, материально ответственного сотрудника. Поэтому все ТМЦ подлежат передачи «из рук в руки», что оформляется документальным способом и подлежит описанию в рамках бухгалтерского баланса.

В процессе составляется специальный рапорт – документ, подтверждающий факт передачи. Он включает фактически тот же набор данных, что и служебная записка, и передается ответственным лицам.

Написание служебных записок в другую организацию

Порой на практике возникают ситуации, в которых служебная записка является документом внешнего типа. Распространены случаи составления документа в адрес другой организации. Это позволяет компаниям обмениваться информацией и отправлять друг другу просьбы, претензии и прочие уведомления. Оформление проходит в произвольной форме, и они включают копии необходимых бумаг.

Читайте так же:  Нотариус ковальчук тамара

Чаще оформление происходит на имя директора, старшего руководителя. Если с контрагентом ведутся переговоры, оформляются 2 экземпляра. Второй хранят до момента разрешения спора.

Таким образом, служебная записка – важный документ, свидетельствующий о формировании определенного уведомления со стороны сотрудника в адрес руководителя. С ее помощью можно решить большое количество юридических задач и определиться с базовыми нюансами.

Подробности по оформлению списания средств — ниже на видео.

Образец служебной записки на списание материальных ценностей

В процессе эксплуатации многие вещи растрачиваются или становятся негодными к потреблению. К ним относятся сырье, инструментальная база, предметы обихода, материалы.

Исключение этих объектов из бухгалтерского учета и баланса называется списанием. Начало процесса исходит из служебной записки на списание материальных ценностей.

Зачем списывать ТМЦ

Списание ТМЦ требуется для того, чтобы их реальное количество пребывало в полном соответствии со сведениями, предоставленными в рамках бухгалтерского учета. Причины этого действия могут быть различными.

Чаще они списываются в связи с истечением срока годности, поломкой, порчей. Процедура осуществляется на основании инструкции, которая предварительно разрабатывается организацией. Все сотрудники, несущие материальную ответственность, должны подтвердить факт заблаговременного ознакомления с документом.

Чаще к этим специалистам относятся сотрудники бухгалтерии. В случае обнаружения со стороны материально ответственного лица дефектов необходимо осуществить инвентаризацию.

Инициирование ее проведения возможно только после обращения с письмом в адрес руководителя. Для этого и оформляется соответствующая служебная записка.

Необходимость составления документа и содержание

Служебная записка — документ, который имеет внутренний или внешний характер, исходя из основных выполняемых функций. Чаще бумага адресуется вышестоящему сотруднику со стороны подчиненного работника и содержит просьбу, предложение или замечание. Записка носит объяснительный, докладной, пояснительный, аналитический характер.

Документ включает проблемы технического или хозяйственного характера, описательную часть по возникшим спорным моментам, объяснение, которого требует начальство. Ключевое отличие этой документации от других форм бумаг состоит в том, что в ней происходит не только обсуждение сути проблемы, но и имеется детальное описание, а порой и варианты решения поставленной задачи.

Что касается письменного обращения, оно является официальным, вне зависимости от адресата и содержания. Поэтому все прошения, жалобы, замечания и предложения следует оформлять на бумаге, особенно, если они адресуются начальству.

Правила оформления бланка

Каждая организация имеет разработанную систему, по которой осуществляется списание материальных активов. В крупных организациях эту работу выполняет отдельная комиссия.

В небольших операции осуществляются по надобности разными сотрудниками. Но везде требуется определенное оформление посредством специальной документации. Записка обязательно должна включать набор сведений:

  1. Реквизиты. Традиционно они включают сведения о дате, номере и наименовании, которое раскрывает тематику документа. В рамках небольших организаций используется только дата. В крупных компаниях делопроизводителем указывается номер, осуществляется специальная регистрация в журнале.
  2. Адресат-получатель. В его роли выступает директор или заместитель, обеспечивающий решение вопросов по формированию материальных ценностей.
  3. Прошение. Оно подразумевает списание перечисленных материальных ценностей.
  4. ТМЦ. Здесь идет о речь об израсходованных товарно-материальных ценностях, пришедших в негодность. Обычно пункт оформляется в виде таблицы, включающей данные о номерах строчек, названиях предметов, количествах, инвентарных номерах, балансовой стоимости.
  5. Основания. Требуется отметить, какие документы подтверждают необходимость осуществления мероприятий. В частности, используется акт проверки, соответствующее решение комиссии, заключение экспертизы.
  6. Материально ответственное лицо. Данные должны содержаться о нем и о подразделении, в рамках которого используются эти ценности.
  7. Временной период. Учитывается интервал, за который осуществлялся расход. Он зависит от конкретных правил, имеющихся на предприятии. Чаще всего это месяц, квартал.
  8. Приложения. Совместно с запиской происходит передача копий документов, на базе которых и будет осуществляться данная мера.
  9. Автор. Указывается ФИО, подпись и должность составителя бумаги. Оформление записки производится силами материально ответственного специалиста или руководителя подразделения, исходя из правил, установленных в компании.
  10. Согласование. В процессе оформления принимают участие как минимум два сотрудника. Один из них – материально ответственное лицо, второй – начальник. Первым подписывается записка, а второй визирует соответствие сведений действительности.

Далее документ направляется адресату, который должен его либо утвердить, либо отказать. Впоследствии бумага следует в бухгалтерию, в которой баланс будет приведет в соответствие.

Рапорт о передаче материальных ценностей

Прием-передача материальных ценностей – обязательная процедура в процессе смены их владельца, руководителя, материально ответственного сотрудника. Поэтому все ТМЦ подлежат передачи «из рук в руки», что оформляется документальным способом и подлежит описанию в рамках бухгалтерского баланса.

В процессе составляется специальный рапорт – документ, подтверждающий факт передачи. Он включает фактически тот же набор данных, что и служебная записка, и передается ответственным лицам.

Написание служебных записок в другую организацию

Порой на практике возникают ситуации, в которых служебная записка является документом внешнего типа. Распространены случаи составления документа в адрес другой организации. Это позволяет компаниям обмениваться информацией и отправлять друг другу просьбы, претензии и прочие уведомления. Оформление проходит в произвольной форме, и они включают копии необходимых бумаг.

Чаще оформление происходит на имя директора, старшего руководителя. Если с контрагентом ведутся переговоры, оформляются 2 экземпляра. Второй хранят до момента разрешения спора.

Таким образом, служебная записка – важный документ, свидетельствующий о формировании определенного уведомления со стороны сотрудника в адрес руководителя. С ее помощью можно решить большое количество юридических задач и определиться с базовыми нюансами.

Подробности по оформлению списания средств — ниже на видео.

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.
Служебная записка является внутренним инструментом любой организации

Как правильно написать?

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

  • в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
  • затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
  • далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
  • заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
  • в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
  • в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Оформление служебной записки:

  • служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
  • для текста используется шрифт «Times New Roman»;
  • размер шрифта — 14;
  • межстрочный интервал – 1,5;
  • дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
  • наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.
  1. В служебной записке «На премирование сотрудника» указывается лицо, имеющее право на получение премии, основания для выплаты денежных средств, прописывается размер выплат. Образец служебной записки на премирование сотрудника
  2. В связи с Постановлением Правительства от 13.10.2014 г. № 749 изменился порядок оформления служебных поездок. С 08.01.2015 года перестали быть обязательными такие документы, как: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе. С 08.01.2015 года, для указания сроков нахождения в командировке, совершенной на личном автотранспорте, можно применить служебную записку с приложением подтверждающих документов. С 08.08.2015 года аналогичный документ можно применять, в случае использования служебного автотранспорта. Служебная записка о командировке (образец 2015)
  3. В служебной (докладной) записке «О невыполнении должностных обязанностей» содержится информация о происшедшем факте не выполнения сотрудником компании своих должностных обязанностей, в связи, с чем излагается просьба о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице. Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей
  4. В служебной (докладной) записке «О повышении заработной платы» излагаются основания для повышения должностного оклада (например, окончание испытательного срока или повышение квалификации), указывается размер денежных средств, на который следует увеличить должностной оклад, указывается лицо, в отношении которого необходимо принять соответствующие меры. Пример служебной записки о повышении заработной платы
  5. В служебной (докладной) записке «О выделении денежных средств» указывается сложившаяся ситуация, в связи с которой излагается просьба о выделении определенной суммы денежных средств под отчет. Образец служебной записки о выделении денежных средств
  6. В служебной записке «О повышении в должности» излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, заслуги и т.д.) на имеющееся вакантное место в организации. Служебная записка о повышении в должности
  7. В служебной записке «На списание материалов» излагается просьба о списании материальных ценностей, указывается основание для списания, а также прилагается полный перечень материальных ценностей (наименование, количество, балансовая стоимость, инвентарный номер). Образец служебной записки на списание материалов
  8. В служебной записке «О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы» излагается просьба о предоставлении неоплачиваемого отпуска, указывается причина, а также количество необходимых дней. Служебная записка отпроситься с работы
  9. В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество). Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: http://specworkgid.ru/spectkani/obzor-xarakteristik-tkani-viskoza.html.
Читайте так же:  Договор на короткий срок

Служебная записка на приобретение канцтоваров

  • В служебной записке «На ремонт помещения» излагается просьба о проведении ремонтных работ, дополнительно указывается помещение. Образец служебной записки на ремонт помещения
  • В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда. Служебная записка на приобретение спецодежды

    Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

    Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

    Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

    Москва и область: +7 (499) 455-12-46

    Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

    Служебная записка на списание материальных ценностей

    Служебная записка как источник первичной информации

    Чтобы списать сломавшийся принтер, сгоревший компьютер или иную материальную ценность, нужно своевременно информировать руководство об их состоянии (появлении дефектов, неисправностей, истечении срока эксплуатации, моральном устаревании и др.).

    Сделать это лучше в письменной форме в виде служебной записки о списании материальных ценностей.

    Служебная записка является первичным источником информации для запуска процедуры списания материальных ценностей. Ее отличительные признаки:

    • записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
    • она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
    • ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.

    В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением). В них не только разрабатывается шаблон служебной записки, но и устанавливаются требования к ее содержанию и структуре.

    В небольших фирмах и микропредприятиях служебные записки могут не оформляться. Руководство таких компаний все свои материальные ценности контролирует лично и отсутствие/наличие служебной записки в данном случае не играет роли (записка не является отчетно-учетным документом).

    Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?

    Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:

    • придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
    • используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
    • применяйте только деловую лексику при написании текста;
    • излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
    • не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.

    И еще несколько рекомендаций:

    • сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
    • зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
    • копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
    • будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.

    Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.

    Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.

    Что и в каком порядке указать в служебной записке?

    Структура служебной записки выглядит так:

    В правой верхней части листа укажите:

    • должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
    • свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
    1. Описательная часть:
    • в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
    • под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
    1. Заключительная часть.

    Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите. Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.

    Чтобы ваши выводы не казались голословными, подкрепите их соответствующими документами: обоснованием необходимости проведения независимой экспертизы, заключением специалистов компании о невозможности ремонта, предварительными расчетами стоимости ремонта, превышающими затраты на покупку нового аналогичного имущества, и др.).

    Образец служебки на списание материальных ценностей представлен ниже:

    Читайте так же:  Стоимость осаго для белоруссии

    Примеры формулировок описательной части служебной записки

    Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.

    1. Прошу Вашего разрешения на списание стула компьютерного (инв. № 2008-067) из проектного отдела в связи с поломкой крестовины и деформацией спинки стула. Проведение восстановления (ремонта) нецелесообразно.
    2. Прошу разрешить списание материальных ценностей:

    Правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.: образец

    Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

    В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15 . Это быстро и бесплатно !

    Для чего необходим документ?

    Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

    Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

    Какие сведения нужно отразить?

    Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

    Содержание документа можно разделить на две части:

    1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
    2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

    Грамотное заполнение

    Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

    • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
    • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
    • просьбу о списании обозначенных вещей;
    • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
    • основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

    Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

    Правила составления

    Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:

    1. Наименование адресата.
    2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
    3. Прошение о списании определённых материалов.
    4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
    5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
    6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

    Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.

    Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

    Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

    Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

    Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

    В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

    Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

    В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

    В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад. В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность.

    Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

    Дебиторская задолженность

    Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

    1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
    2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
    3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.

    Основные средства

    Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:

    • полное имя и должность получателя;
    • наименование бумаги;
    • дата, регистрационный номер;
    • предмет списания;
    • описание ситуации;
    • подпись составителя.

    Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.

    Отдел продаж, директору материально – технического отдела Тимохину Ю.С.

    Служебная записка No 21-45/104.

    От 13 декабря 2017 года.

    О списании несправного персонального компьютера.

    Начиная с 11.05.2014 года, компьютер работника отдела продаж Труфанова С.Т. регулярно давал сбои во время рабочего процесса. Проведённая диагностика показала, что компьютер не пригоден к дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать конкретный ПК в связи с неработоспособностью.

    Начальник отдела продаж Михайлов С.В.

    Если отнестись к составлению такой бумаги внимательно, то в будущем можно избежать массы проблем, и при этом заслужить расположение начальства. Человеку, который никогда в жизни не составлял ничего подобного, лучше всего писать документ по образцу. Нарушение общих правил составления не влечёт за собой ничего хорошего.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (495) 212-90-15 (Москва)
    +7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)

    Служебная записка на тмц