Гост 6.10.5-87 усд требования к построению формуляра-образца

Содержание страницы:

Документоведение (Хрестоматия. В 3 ч. Ч. 2). Автор: Царева Н.А., редактор: В авторской редакции

Реквизиты организации-создателя Гриф ограничения

документа на машинном носителе доступа к документу

Заголовок к тексту Адресат

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:

Заводской номер
магнитной ленты

Серийный
номер тома

Приложение: магнитная лента – 3.

Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Прида­ние юридической силы документам на машинном носителе и машино­грамме, созданным средствами вычислительной техники. М.: Изд-во стандартов, 1985.

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.

1. Общие положения

1.1. Документы, используемые на различных уровнях управления на­родным хозяйством, должны создаваться на унифицированных формах .

1.2. Унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

1.3. Формуляр-образец строится для множества документов, объеди­ненных их функциональным назначением и уровнем использования: об­щесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские документы.

1.4. Функциональное назначение унифицированных форм документов должно соответствовать классу Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД).

1.6. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

1.7. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Описание может содержаться на стандартных листах бумаги или записано на машинном носителе.

2. Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца

2.1. Формуляр-образец устанавливает:

1) форматы бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов.

2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.

2.2.1. Для унифицированных форм документов применяют бума­гу форматов A3 (297Х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148Х210 мм), А6 (105Х148 мм) по ГОСТ 9327-60.

В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами) – разработчиками унифицированных систем документации, допускается применение других форматов бумаги.

2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.

2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

1) для лицевой стороны листа:

поле подшивки (левое или верхнее) – 20 мм

левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое – 10 мм;

2) для оборотной стороны листа:

поле подшивки (правое или верхнее) – 20 мм

правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое – 10 мм.

2.4. Конструкционная сетка формуляра-образца

2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пере­сечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установлен­ного формата, ограниченной полями.

Конструктивным элементом проектируемых форм документов яв­ляется ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними верти­кальными и горизонтальными линиями.

2.5. Требования к расположению зон

2.5.1. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки.

2.5.3. В пределах, заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:

1) зона 1 – для размещения реквизитов в заголовочной части документа;

2) зона 2 – для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа.

Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.

2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится.

Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовоч­ной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов .

2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливается одна зона.

2.6. Требования к расположению реквизитов

2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать сле­ дующие реквизиты:

1) наименование формы;

3) наименование организации – составителя документа;

4) код организации – составителя документа;

5) дата документа;

6) постоянные реквизиты документа;

2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) – разработчиками унифицированных си­стем документации.

В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:

1) адрес организации – составителя документа;

2) наименование получателя (лей) документа;

3) периодичность представления документа и/или срок его представления;

4) гриф утверждения формы документа.

2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца, наносимых при проектировании форм документов.

2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты, идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов «Наименование формы» и «Наименование организации – составителя документа», и определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части документа.

2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты «Код формы» и «Код организации – составителя документа» определяют поля данных для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют их аббревиатуру.

2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или) устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ установленных зон .

Читайте так же:  Транспортный налог для ооо на 2019

2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов «Дата документа» и «Подпись». Эти реквизиты и требования к их расположению определяют министерства, ведомства – разработчики УСД.

3. Требования к разработке унифицированных форм документов

3.1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

3.2. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

3.5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

3.6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

4. Требования к изготовлению бланков

4.1. Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники.

4.2. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987.

State System for Standardization of Russion Federation.
Basic principles

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие организационно-техни­ческие правила проведения работ по стандартизации, формы и методы взаимодействия предприятий и предпринимателей (далее – субъекты хозяйственной деятельности) друг с другом, с государственными органами управления.

Положения стандартов государственной системы стандартизации Российской Федерации применяют государственные органы управления, субъекты хозяйственной деятельности, научно-технические, инженерные общества и другие общественные объединения, в том числе технические комитеты по стандартизации.

3.1 Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик (далее – требования) в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Стандартизация направлена на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих или потенциальных задач.

3.2 Объект стандартизации – продукция, работа (процесс), услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации.

3.3 Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов.

3.4 Стандарт – нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый (утвержденный) признанным органом (предприятием).

Примечание – Стандарты основываются на обобщенных результатах науки, техники и практического опыта и направлены на достижение оптимальной пользы для общества.

3.5 Государственный стандарт Российской Федерации (ГОСТ Р) – стандарт, принятый Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) или Государственным комитетом Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства (Госстрой России).

3.9 Международный стандарт – стандарт, принятый международной организацией по стандартизации.

3.11 Межгосударственный стандарт (ГОСТ) – стандарт, принятый Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации или Межгосударственной научно-технической комиссией по стандартизации, техническому нормированию и сертификации в строительстве.

3.12 Национальный стандарт – стандарт, принятый национальным органом по стандартизации.

3.13 Комплекс стандартов – совокупность взаимосвязанных стандартов, объединенных общей целевой направленностью и устанавливающих согласованные требования к взаимосвязанным объектам стандартизации.

3.13а Регламент – документ, содержащий обязательные правовые нормы и принятый органами власти.

3.13б Технический регламент – регламент, который устанавливает характеристики продукции (услуги) или связанные с ней процессы и методы производства. Он может также включать требования к терминологии, символами, упаковыванию, маркированию или этикетированию, либо быть целиком посвящен этим вопросам. Соблюдение технического регламента обязательно.

1. К техническим регламентам следует относить законодательные акты и постановления Правительства Российской Федерации, содержащие требования, нормы и правила технического характера; государственные стандарты Российской Федерации в части устанавливаемых в них обязательных требований; нормы и правила федеральных органов исполнительной власти, в компетенцию которых в соответствии с законодательством Российской Федерации входит установление обязательных требований.

2. Технический регламент содержит технические требования либо непосредственно (например: обязательные требования государственных стандартов), либо путем включения в себя содержания стандарта.

3.22 Унификация – выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.

4 Задачи стандартизации

Основными задачами стандартизации являются:

– обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями (заказчиками);

– установление оптимальных требований к номенклатуре и качест­ву продукции в интересах потребителя и государства, в том числе, обес­печивающих ее безопасность для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

– установление требований по совместимости (конструктивной, элек­ трической, электромагнитной, информационной, программной и др.), а также взаимозаменяемости продукции;

– согласование и увязка показателей и характеристик продукции, ее элементов, комплектующих изделий, сырья и материалов;

– унификация на основе установления и применения параметрических и типоразмерных рядов, базовых конструкций, конструктивно-уни­фицированных блочно-модульных составных частей изделий;

– установление метрологических норм, правил, положений и требований;

– нормативно-техническое обеспечение контроля (испытаний, анализа, измерений), сертификации и оценки качества продукции;

– установление требований к технологическим процессам, в том чи­сле для снижения материалоемкости, энергоемкости и трудоемкости, для обеспечения применения малоотходных технологий;

– создание и ведение систем классификации и кодирования технико-экономической информации;

– нормативное обеспечение межгосударственных и государственных социально-экономических и научно-технических программ (проектов) и инфраструктурных комплексов (транспорт, связь, оборона, охрана окружающей среды, контроль среды обитания, безопасность населения и т.д.);

– создание системы каталогизации для обеспечения потребителей информацией о номенклатуре и основных показателях продукции;

– содействие выполнению законодательства Российской Федерации методами и средствами стандартизации.

5 Основные принципы стандартизации

5.1 Стандартизация должна основываться на взаимном стремлении всех заинтересованных сторон, разрабатывающих, изготавливающих и потребляющих продукцию, к достижению согласия с учетом мнения каждой из сторон по управлению многообразием продукции, ее качеству, экономичности, применимости, совместимости и взаимозаменяемости, ее безопасности для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, а также другим вопросам, представляющим взаимный интерес.

Примечание – В международной стандартизации применяется термин консенсус, который понимается как общее согласие, характеризующееся отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, стремлением учесть мнения всех сторон и сблизить несовпадающие точки зрения. Консенсус не предполагает полного единодушия.

5.2 Целесообразность разработки стандарта следует оценивать с точ­ ки зрения его социальной, технической и экономической необходимости и приемлемости при применении.

Стандарты следует разрабатывать такими, чтобы они не создавали препятствий международной торговле.

При разработке стандартов следует принимать во внимание проекты и учитывать принятые международные и региональные стандарты, правила ЕЭК ООН и других международных организаций, а также, при необходимости, национальные стандарты других стран.

5.3 При разработке стандартов необходимо обеспечивать:

– соответствие требований стандартов нормам законодательства, а также нормам и правилам органов, выполняющих функции государственного контроля и надзора;

– комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов, включая метрологическое обеспечение, путем согласования требований к этим объектам и увязкой сроков введения в действие нормативных документов по стандартизации;

– оптимальность требований, включаемых в стандарты.

5.4 В стандартах должна своевременно проводиться замена устаревших требований путем периодического обновления стандартов для обеспечения их соответствия современным достижениям науки, техники и технологии, передового отечественного и зарубежного опыта.

5.5 Стандарты должны устанавливать требования к основным свойствам объекта стандартизации, которые могут быть объективно проверены.

Следует избегать дублирования разработки стандартов на идентичные объекты стандартизации на различных уровнях управления.

6 Организация работ по стандартизации

6.1 Государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами власти республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, с общественными объединениями, в том числе с техническими комитетами по стандартизации, с субъектами хозяйственной деятельности, осуществляет Госстандарт России.

Госстандарт России формирует и реализует государственную политику в области стандартизации, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, участвует в работах по международной (региональной) стандартизации.

6.6 Работы по государственной стандартизации в Российской Федерации проводятся по плановым документам, составляемым Госстандартом России (Госстроем России) с учетом определяемых ими стратегических направлений работ по государственной стандартизации, перспективных программ (планов) работы ТК, предложений предприятий и объединений предприятий, государственных органов управления.

7 Нормативные документы по стандартизации и их применение

7.1 Нормативные документы по стандартизации и требования к ним

7.1.1 К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации в случаях, порядке и на условиях, установленных Законом Российской Федерации «О стандартизации» относятся:

– государственные стандарты Российской Федерации (далее государственные стандарты); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономи­ческой информации;

– стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно- технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Действующие государственные стандарты бывшего Союза ССР применяются постольку, поскольку они не противоречат действующему законодательству.

Читайте так же:  Как оформить постройку на собственном участке

Для решений задач по организации и координации работы по стандартизации в Российской Федерации Госстандарт России, Госстрой России и их организации разрабатывают и после обсуждения с заинтересованными организациями и предприятиями выпускают правила (ПР) и рекомендации (Р) по стандартизации по ГОСТ Р 1.10.

7.1.2 Требования, устанавливаемые нормативными документами по стандартизации, должны основываться на современных достижениях науки, техники и технологии, международных (региональных) стандартах, правилах, нормах и рекомендациях по стандартизации, прогрессивных национальных стандартах других государств, учитывать условия использования продукции, выполнения работ и оказания услуг, условия и режимы труда и не должны нарушать положений, установленных актами законодательства Российской Федерации.

7.1.3 Нормативные документы по стандартизации на продукцию и услуги, подлежащие в соответствии с законодательством обязательной сертификации, должны содержать требования, по которым осуществляется обязательная сертификация, методы контроля на соответствие этим требованиям, правила маркировки продукции и услуг, требования к информации о сертификации, включаемой в сопроводительную документацию.

7.2 Государственные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической информации

7.2.1 Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, и не должны противоречить законодательству Российской Федерации. Государственные стандарты должны содержать:

– требования к продукции, работам и услугам по их безопасности для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, требования техники безопасности и производственной санитарии;

– требования по технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

– основные потребительские (эксплуатационные) характеристики продукции, методы их контроля, требования к упаковке, маркировке, транспортированию, хранению, применению и утилизации продукции;

– правила и нормы, обеспечивающие техническое и информацион­ное единство при разработке, производстве, использовании (эксплуата­ции) продукции, выполнении работ и оказании услуг, в том числе пра­вила оформления технической документации, допуски и посадки, общие правила обеспечения качества продукции, работ и услуг, сохранения и рационального использования всех видов ресурсов, термины и их опре­деления, условные обозначения, метрологические и другие общетехни­ческие и организационно-технические правила и нормы.

7.2.2 Требования, устанавливаемые государственными стандартами для обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, для обеспечения технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, единства методов их контроля и единства маркировки, а также иные требования, установленные законодательством Российской Федерации, являются обязательными для соблюдения государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности.

Иные требования государственных стандартов к продукции, работам и услугам подлежат обязательному соблюдению субъектами хозяйственной деятельности в силу договора либо в том случае, если об этом указывается в технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя работ или услуг.

7.2.3 Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической информации принимает Госстандарт России.

Государственные стандарты вводятся в действие после их государст­венной регистрации в Госстандарте России в установленном им порядке.

7.3 Стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений

7.3.1 Стандарты отраслей могут разрабатываться и приниматься го­сударственными органами управления в пределах их компетенции при­менительно к продукции, работам и услугам отраслевого значения.

Стандарты отраслей не должны нарушать обязательные требования государственных стандартов, а также правила и нормы безопасности, установленные государственными надзорными органами по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Ответственность за соответствие требований стандартов отраслей обязательным требованиям государственных стандартов несут принявшие их государственные органы управления.

7.3.2 Стандарты предприятий могут разрабатываться и утверждаться предприятиями самостоятельно, исходя из необходимости их применения в целях совершенствования организации и управления производством.

Требования стандартов предприятий подлежат обязательному со­блюдению другими субъектами хозяйственной деятельности, если в до­говоре на разработку, производство и поставку продукции, на выполне­ние работ и оказание услуг сделана ссылка на эти стандарты.

7.3.3 Стандарты научно-технических, инженерных обществ и дру­гих общественных объединений разрабатываются и принимаются этими общественными объединениями для динамичного распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований и разработок. Необходимость применения этих стандар­тов субъекты хозяйственной деятельности определяют самостоятельно.

7.3.5 Стандарты субъектов хозяйственной деятельности не должны нарушать обязательные требования государственных стандартов, а также правила и нормы безопасности, установленные государственными надзорными органами по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Ответственность за соответствие требований стандартов субъектов хозяйственной деятельности обязательным требованиям государствен­ных стандартов несут утвердившие их субъекты хозяйственной дея­тельности.

7.4 Виды стандартов

7.4.1 В зависимости от специфики объекта стандартизации и содержания устанавливаемых к нему требований разрабатывают стандарты следующих видов:

– стандарты на продукцию, услуги;

– стандарты на работы (процессы);

– стандарты на методы контроля (испытаний, измерений, анализа).

7.4.2 Основополагающие стандарты устанавливают общие организационно-технические положения для определенной области деятельности, а также общетехнические требования, нормы и правила, обеспечивающие взаимопонимание, техническое единство и взаимосвязь различных областей науки, техники и производства в процессах создания и использования продукции, охрану окружающей среды, безопасность продукции, процессов и услуг для жизни, здоровья, имущества и другие общетехнические требования.

7.4.3 Стандарты на продукцию (услуги) устанавливают требования к группам однородной продукции (услуг) или к конкретной продукции (услуге).

7.4.4 Стандарты на работы (процессы) устанавливают основные требования к методам (способам, приемам, режимам, нормам) выполнения различного рода работ в технологических процессах разработки, изготовления, хранения, транспортирования, эксплуатации, ремонта и утилизации продукции.

7.4.5 Стандарты на методы контроля устанавливают методы (способы, приемы, методики и др.) проведения испытаний, измерений, анализа продукции при ее создании, сертификации и использовании.

7.5 Применение нормативных документов по стандартизации

7.5.1 Нормативные документы по стандартизации применяют государственные органы управления, субъекты хозяйственной деятельности на стадиях разработки, подготовки продукции к производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи), использования (эксплуатации), хранения, транспортирования и утилизации, при выполнении работ и оказании услуг, при разработке технической документации (конструкторской, технологической, проектной), в том числе технических условий, каталожных листов на поставляемую продукцию (оказываемые услуги).

Технические условия, на которые делаются ссылки в договорах (контрактах) на поставляемую продукцию (оказываемые услуги), применяются в качестве нормативных документов.

7.5.11 Юридические и физические лица, допустившие нарушение требований стандартов, несут ответственность в соответствии с дейст­вующим законодательством Российской Федерации.

7.6 Информация о нормативных документах по стандартизации, их издание и реализация

7.6.1 Для обеспечения доступности для пользователей, в том числе зарубежных, информация о разрабатываемых и принятых государственных стандартах, общероссийских классификаторах технико-экономи­ческой информации, а также самих этих документов Госстандарт России организует публикацию официальной информации об этих документах и правилах их применения; создает и ведет федеральный фонд государственных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической информации, а также международных, региональных стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, национальных стандартов зарубежных стран. Создание и пользование этим фондом осуществляется в установленном порядке.

8 Государственный контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов

8.1 В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» государственный контроль и надзор за соблюдением субъектами хозяйственной деятельности обязательных требований государственных стандартов осуществляется на стадиях разработки, подготовки продукции к производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи), использования (эксплуатации), хранения, транспортирования и утилизации, а также при выполнении работ и оказании услуг.

8.2 Порядок осуществления государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов устанавливается Госстандартом России.

8.3 Должностные лица субъектов хозяйственной деятельности обязаны создавать все условия, необходимые для осуществления государственного контроля и надзора.

8.5 Осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов проводится должностными лицами государственных органов управления в пределах их компетенции.

Непосредственное осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов от имени Госстандарта России проводится его должностными лицами – государственными инспекторами.

8.9 Государственные инспекторы несут установленную законодательством ответственность за невыполнение и ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей, разглашение государственной или коммерческой тайны.

ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации Основные положения. М.: Госстандарт, 1992.

Следует отметить, что внутренний документ не должен ни коим образом противоречить действующему законодательству. То есть он должен обязательно учитывать требования следующих документов:

2) Федеральный закон от 1 июня 2005 г . № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (с изменениями на 02 июля 2013 г .)

3) Федеральный закон от 22 октября 2004 г . № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11 февраля 2013 г .)

4) Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (об АО) или Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (об ООО) или Федеральный закон от 11.08.1995 №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», или т.п. в зависимости от вида компании

5) Постановление Правительства от 15 июня 2009 г . № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями на 07 сентября 2011 г .)

6) Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г . № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изменениями на 14 декабря 2006 г .)

7) Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г . № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»

8) Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г . № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Читайте так же:  Многодетные семьи льготы по налогам 2019

9) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г . N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

10) Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г . № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

11) Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г .

12) Приказ Росархива от 18 августа 1992 г . № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

13) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

14) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

15) ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения

16) ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

17) ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

Напомню еще об одном важном моменте, регулирующем всё, об Уголовном Кодексе РФ. Единственная на данный момент статья, под которую, так или иначе, рано или поздно попадает каждый, кто работает с документами, это – ст.327. Вот она полностью:

«1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков — наказываются ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

2. Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, — наказываются принудительными работами на срок до четырех лет либо лишением свободы на тот же срок.

3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев»

Т.е. используя указанные выше 18 документов и на основании ГОСТ Р ИСО 15481-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования» компания (т.е. Вы) разрабатывает свою Инструкцию по делопроизводству, утверждает её и дальше живет именно по ней.

В Инструкции по делопроизводству прописывается, как оформляются разные виды документов (письма, приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и проч.); как, в какой последовательности они согласовываются (иногда этот участок можно изобразить отдельным документов – Регламентом (инструкцией) по согласованию документов); в каком подразделении и как хранятся («как» здесь – в каких папках, на каких полках, про «как долго» хранятся – это Номенклатура дел); кто из подразделений за что в документообороте отвечает; про секретность и конфиденциальность; про уничтожение документов; образцы основных видов документов и их оформление и про разное другое очень важное.

Лично я не рекомендую включать в Инструкцию по делопроизводству Правила оформления бухгалтерских или кадровых документов. Лучше их выделить в отдельные документы, утвердить приказами по основной деятельности и приложить к ним Альбомы унифицированных форм документов. Напомню, что в связи со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании должны самостоятельно разработать формы применяемых документов (за рееедким исключением). Эти формы должны, конечно, обладать определенным набором реквизитов. В перечень документов, которые с 01 января 2013 года «лучше утвердить» также вошли некоторые кадровые документы, например, командировочные удостоверения.

Думаю, что в целом, ясна тенденция регулирования делопроизводства в нашей стране? Есть набор законов, обязательных к применению всеми (см. перечень из 18 выше). Есть набор документов, регулирующих делопроизводство только в федеральных органах власти (Министерства, Суды, Полиция, проч.). И есть Инструкция по делопроизводству, которая регулирует документы внутри отдельно взятой экономической ячейке – в вашей компании.

И внутри этой отдельно взятой компании Инструкция по делопроизводству – непреложный закон. Даже, если умный и солидный заместитель генерального директора прибегает с просьбой зарегистрировать письмо, оформленное не в соответствии с этой инструкцией, то умного и солидного можно завернуть переделывать документ. И никакие уговоры в стиле «они прислали такой образец» не должны подействовать на Вас: они прислали документ, подготовленный по своей Инструкции по делопроизводству. А все издающиеся в нашей организации документы, должны быть оформлены по нашему внутреннему стандарту (читай – по Инструкции по делопроизводству). Всё. Точка. Солидный заместитель топнул ножкой и пошёл переделывать.

Сама по себе Инструкция по делопроизводству может быть неполной, говорить о том, что в обществе документы издаются всеми подразделениями, а регистрируются только одним; что исходящие документы подготавливаются в двух экземплярах и второй оригинал хранится у секретарей; что Архив – это архив сторонней организации и т.д.

Но тогда должны быть еще отдельные, конкретизирующие каждый процесс документы: Политика для нужд бухгалтерского и налогового учётов, Правила оформления документов по личному составу, Регламент согласования документов, Инструкция по согласованию счетов и иных первичных бухгалтерских документов, Правила ведения архива Общества и т.п.

Есть и другие документы, которые также регулируют внутренние документы организации:

ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ

  • Федеральный закон от 06 апреля 2011 г . № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями на 02 июля 2013 г .)
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г . № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями на 02 июля 2013 г .)
  • Федеральный закон от 02 мая 2006 г . № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями на 02 июля 2013 г .)
  • Федеральный закон от 29 июля 2004 г . № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 11 июля 2011 г .)
  • Федеральный закон от 21 июля 1993 г . № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 08 ноября 2011 г .)

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ПРЕЗИДЕНТА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ

  • Распоряжение Правительства РФ от 05 января 2005 г . № 5-р «Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати» (с изм. на 10 марта 2009 г .)
  • Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г . № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 25 марта 2013 г .)
  • Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г . № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями на 22 ноября 2013 г .)
  • Указ Президента РФ от 06 марта 1997 г . № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23 сентября 2005 г .)
  • Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г . № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (с изменениями на 26 сентября 2013 г .)
  • Постановление Правительства РФ от 04 сентября 1995 г . № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (с изменениями на 22 мая 2008 г .)

ДОКУМЕНТЫ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

  • Приказ Минкультуры России от 08 ноября 2005 г . № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г . № 260)
  • Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  • Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г . № 117н «О трудовых книжках»
  • Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г . № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
  • Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г . № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г . (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 26 августа 2010 г . № 63)
  • Приказ Росархива от 19 января 1995 г . № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»
  • Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г . № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г . Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г . № 33

ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (применение прекращено с 01 января 2013 г ., взамен введен ГОСТ Р 34.10-2012)

Гост 6.10.5-87 усд требования к построению формуляра-образца