Требования к аудиторам системы менеджмента качества

Требования к внутренним аудиторам СМК, их функции и личные качества

Вашему вниманию предлагаются рекомендации по требованиям, предъявляемым к кандидатам на внутренние аудиторы системы менеджмента качества, их функциям и личным качествам. Рекомендации основаны на богатом опыте специалистов Специализированного консалтингового центра «Систус Консалт». Данная публикация подготовлена в помощь организациям, решающим вопрос о подборе внутренних аудиторов и определении их функций.

1. Общие требования к кандидатам на внутреннего аудитора СМК:

  • наличие высшего образования и опыта работы не менее одного года;
  • знание требований ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»;
  • знание Политики и целей в области качества;
  • знание руководства по качеству;
  • знание документированных процедур СМК, регламентов, стандартов, положений, инструкций, других документов (внутренних и внешних), действующих в организации;
  • знание приказов и распоряжений руководителя организации, относящихся к СМК;
  • знание структуры организации;
  • знание основных взаимосвязей между структурными подразделениями, основных функций и обязанностей персонала;
  • знание основ технологии производства продукции (оказания услуг) организации;
  • умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, уравновешенность, умение владеть собой;
  • реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремленность;
  • умение устно и письменно выражать свои мысли, тактичность, работоспособность.

2. Личные качества кандидатов на внутреннего аудитора СМК

Личные качества кандидатов в аудиторы должны позволять им проводить аудиты в соответствии с требованиями, установленными в документированной процедуре «Внутренние аудиты системы менеджмента качества», разработанной по ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008). Кандидат в аудиторы должен быть:

  • открытым – воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;
  • порядочным – правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;
  • дипломатичным – умеющим тактично взаимодействовать с людьми;
  • наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;
  • проницательным – интуитивно оценивать ситуации;
  • разносторонним – быть готовым к различным ситуациям;
  • упорным — настойчивым, ориентированным на достижение целей;
  • решительным – своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;
  • самостоятельным — действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

3. Функции внутреннего аудитора СМК

  • составление Программы внутреннего аудита и согласование Программы с руководителем проверяемого подразделения или проверяемым должностным лицом;
  • проведение анализа документации (регламентов, стандартов, инструкций, положений о подразделениях, должностные и профессиональные инструкции, записи, и т.п.) в ходе подготовки и проведения аудита;
  • сбор свидетельств аудита посредством интервьюирования руководителей и сотрудников, наблюдений и анализа документов, записей и данных;
  • проверка информации, полученной в ходе аудита;
  • формулирование наблюдений аудита на основе полученных свидетельств аудита;
  • проведение анализа наблюдений и сравнение их с критериями аудита (требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)) с целью определения несоответствий;
  • формулирование несоответствий;
  • оформление отчетных документов по аудиту: Отчета по аудиту, Актов о несоответствиях;
  • проведение анализа и оценка результативности выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, выявленных предыдущим внутренним аудитом;
  • предоставление руководителю проверяемого подразделения или проверяемому должностному лицу рекомендаций по разработке корректирующих и предупреждающих действий;
  • предоставление руководителю проверяемого подразделения или проверяемому должностному лицу рекомендаций по совершенствованию процессов и системы менеджмент качества, по улучшению деятельности подразделения или должностного лица.

Подготовлено методическим отделом «Систус Консалт».

Внутренний аудитор

В системе менеджмента качества внутренний аудитор играет одну из ключевых ролей. Он выполняет периодическую проверку работоспособности системы и оценку ее соответствия требованиям стандарта ISO 9001, а также внутренним процедурам организации. Для того чтобы оценка системы была объективной, а результаты внутреннего аудита приносили пользу, внутренний аудитор должен быть компетентным и хорошо подготовленным по многим вопросам работы , и предприятия, и системы качества.

Стандарт ISO 9001:2008 требует, чтобы внутренний аудит проводился компетентным персоналом, а подготовка внутренних аудиторов включала в себя необходимое образование, навыки и опыт. Эти требования следуют из разделов 6.2.1 и 8.2.2 стандарта. Для выполнения вышеуказанных требований организация может выбрать два пути. Первый путь – это привлечение внешних специалистов, которые периодически будут проводить внутренний аудит СМК. Второй путь – подготовить своих собственных сотрудников на роль внутренних аудиторов.

Оба варианта являются приемлемыми, но у каждого из них есть свои недостатки. Внешние специалисты могут быть хорошо подготовлены по вопросам проведения аудита и требованиям стандарта ISO 9001:2008, однако плохо разбираться в специфике работы конкретной организации. Свои собственные специалисты, наоборот, могут хорошо знать работу организации, но при этом недостаточно глубоко понимать требования стандарта ISO 9001:2008 или методы проведения аудитов.

С точки зрения эффективности и отдачи от аудитов, подготовка внутренних аудиторов из числа собственных специалистов является более предпочтительным вариантом. При этом, если организация не очень большая (менее 500 человек), нет необходимости создавать отдельную штатную единицу – внутренний аудитор. Как правило, внутренние аудиты проводятся в организации один или два раза в год, поэтому роль внутреннего аудитора может совмещать любой сотрудник организации.

Квалификация внутреннего аудитора

Внутренний аудитор должен обладать квалификацией, позволяющей ему хорошо разбираться в вопросах работы своей организации, работе системы качества и в вопросах проведения аудитов.

Поэтому, подготовка внутренних аудиторов включает в себя минимум три составляющие:

  • базовое образование по специальности и опыт работы . Базовое образование является основой квалификации аудитора. В ходе проверки аудитор оценивает работу многих сотрудников, порядок выполнения производственных, управляющих и обеспечивающих процессов. Для правильной и объективной оценки внутренний аудитор должен понимать производственную ситуацию, знать размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации. При этом важно, чтобы внутренний аудитор обладал системным взглядом на работу организации, а также ее процессов. Исходя из этого, выбирать сотрудников на роль внутренних аудиторов необходимо с учетом опыта работы в организации. Чем больше опыт работы, тем лучше;
  • обучение требованиям ISO 9001:2008 и системе менеджмента качества . Внутренний аудитор должен пройти обучение требованиям стандарта ISO 9001:2008 и их практической реализации на предприятии. Чтобы проводить аудиты СМК обучение внутренних аудиторов необходимо сконцентрировать на том, что и как проверять в ходе аудитов. Такое обучение может проводиться как дополнение к основному курсу по системе качества.
  • обучение внутренних аудиторов технике и методам аудита . Эта составляющая является завершающей в подготовке внутренних аудиторов. Желательно, чтобы кроме теоретической подготовки, внутренний аудитор мог на практике освоить основные приемы, методы и техники проведения всех стадий аудита.

Для того, чтобы оценить ресурс, необходимо авторизоваться.

Рассматриваются виды аудитов систем менеджмента качества, особенности и технологии проведения аудитов. Изложены требования к аудиторам и порядок оценки их компетентности. Предназначено для студентов специальностей 200503 «Стандартизация и сертификация» и 220501 «Управление качеством», магистрантов по направлению 200500 «Метрология, стандартизация и сертификация», аспирантов по специальности 05.02.23 «Стандартизация и управление качеством продукции».

Требования к аудиторам систем менеджмента качества.

Аудит систем менеджмента качества относится к видам аудита, которые не регламентируются федеральным или международным законодательством. Соответственно, не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем качества, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности. Связано это с тем, что сертификация систем качества относится к добровольной области сертификации и все работы, связанные с построением и внедрением системы качества являются добровольной инициативой организации. Соответственно, для организаций, занимающихся аудитом систем качества нет необходимости в получении лицензий, либо других разрешительных документов для ведения этой деятельности. Для проведения внутренних аудитов таких документов тем более не требуется.

Однако, несмотря на отсутствие законодательных норм, существуют определенные правила, регламентирующие проведение аудитов систем менеджмента качества. Примером таких правил, выступает международный стандарт ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента». Этот стандарт может использоваться как для случая внутреннего аудита, так и для внешнего аудита. Кроме того, для регламентирования работы органов по сертификации, разработаны определенные правила проведения аудитов органами по сертификации, установлены требования к их работе и требования к аудиторам. Эти правила устанавливаются системой сертификации, в которой аккредитована организация, осуществляющая сертификацию систем качества. Для целей внутреннего аудита организация сама разрабатывает свои собственные правила по проведению аудита СМК. Эти правила устанавливаются в одной из обязательных процедур системы качества – процедуре проведения внутренних аудитов.

7.2 Личные качества

Личные качества аудиторов должны позволять им действовать в соответствии с принципами проведения аудита. Аудитор должен быть:

а) порядочным — правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;

б) открытым — воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным — умеющим тактично взаимодействовать с людьми;

г) наблюдательным — активно знакомиться с окружением и деятельностью;

д) проницательным — интуитивно оценивать ситуации;

е) разносторонним — быть готовым к различным ситуациям;

ж) упорным — настойчивым, ориентированным на достижение целей;

и) решительным — своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;

к) самостоятельным — действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

44. Содержание программы аудитов: объем программы аудитов, ресурсы, формирование аудиторских групп, ответственность за программу аудитов.

Объем программы – масштабность.

— временные (человека дня)

Формирование аудиторских групп

Программа – на год, движение, направление

План- конкретные действия

Опрос персонала – этика качества, время, нельзя задавать личные вопросы

Читайте так же:  Как оформить два гражданства

Организации, нуждающейся в проведении у себя аудита, следует разработать программу аудита, которая поможет в определении результативности ее системы менеджмента. Программа аудита может включать аудиты, относящиеся к одному или более стандартам на системы менеджмента, проводимые либо раздельно, либо в совокупности.

Высшему руководству следует обеспечить разработку целей программы аудита и назначить одно или нескольких лиц быть ответственными за управление программой аудита. Объем программы аудита следует основывать на размерах и характере аудитируемой организации, а также на виде, степени работоспособности, сложности и уровне зрелости системы менеджмента, которая будет подвергнута аудиту. Особое внимание следует уделить выделению ресурсов, необходимых для реализации программы аудита, чтобы аудиту было подвергнуто то, что имеет существенное значение для системы менеджмента. К этому могут быть отнесены ключевые показатели качества продукции, опасности, влияющие на здоровье и безопасность, или значительные экологические аспекты, а также методы и способы управления всем этим.

ПРИМЕЧАНИЕ. Такой подход известен как аудит, основанный на оценке рисков. Настоящий международный стандарт не содержит руководящих указаний по проведению таких аудитов.

В программу аудита следует включать информацию и ресурсы, необходимые для того, чтобы организовать и провести соответствующие аудиты результативно и эффективно в установленных временных рамках. Программа аудита может также включать в себя:

  • цели программы аудита и конкретных аудитов;
  • объем, количество, виды, продолжительность, место проведения и содержание (круг подвергаемых анализу вопросов) аудитов;
  • процедуры реализации программы аудита;
  • критерии аудита;
  • методы проведения аудита;
  • порядок формирования команд по аудиту;
  • определение необходимых ресурсов, включая вопросы перемещения и проживания;
  • порядок обеспечения конфиденциальности, информационной безопасности, охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, а также решения других аналогичных проблем.

Ход реализации программы аудита следует подвергать мониторингу и измерениям в целях обеспечения того, чтобы ее цели были достигнуты. Ход программы следует анализировать для выявления возможных улучшений.

На рис. 1 представлена блок-схема управления программой аудита.

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Данный рисунок иллюстрирует применение цикла PDCA (планируйте -делайте — проверяйте — действуйте) к настоящему международному стандарту.

ПРИМЕЧАНИЕ 2. Указанные на рисунке номера разделов и подразделов являются номерами соответствующих разделов и подразделов данного международного стандарта.

Ответственность за программу аудита

Ответственность за управление программой аудита возлагают на одно или нескольких лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.

Ответственные за управление программой аудита должны:

а) определять цели и объем программы аудита;

б) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

в) внедрять программу аудита;

г) вести записи по программе аудита;

д) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

5.3.2 Ресурсы для программы аудита

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать:

а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

б) методы проведения аудитов;

в) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;

г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;

д) объем программы аудита;

е) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.

5.3.3 Процедуры программы аудита

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов — графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в виде одной процедуры.

45. Организация проведения аудита: планирование аудита, разработка документации для проведения аудита на месте.

Дата добавления: 2015-04-18 ; просмотров: 29 ; Нарушение авторских прав

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 17.04.2018 2018-04-17

Статья просмотрена: 1453 раза

Библиографическое описание:

Митрофанов Д. Е., Онучина А. А., Шпак Е. В., Лопатина Е. Н., Прохоров З. С. Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии // Молодой ученый. — 2018. — №15. — С. 29-32. — URL https://moluch.ru/archive/201/49379/ (дата обращения: 11.01.2019).

В данной статье рассматривается актуальный вопрос важности использования внутреннего аудита системы менеджмента качества в работе современных организаций. Раскрыто понятие внешнего и внутреннего аудита. В ходе исследования проведен обзор процесса проведения внутреннего аудита на предприятии, указаны и подробно разобраны его цели и основные этапы. Также даны рекомендации для грамотного и точного проведения этого мероприятия. В статье также приводится характеристика качеств, которые должны быть развиты у аудитора. Данная информация может помочь компании с подбором кандидатов на данную должность. Статья может быть полезной предпринимателям в разных сферах экономики для повышения конкурентоспособности и успешного функционирования организации в условиях современного рынка.

Ключевые слова: проверка, внутренний аудит, проверяемое подразделение, несоответствие, аудитор, СМК.

Обратимся к понятию аудита. Аудит качества — систематическая независимая проверка, определяющая соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным действиям. Другими словами, аудит — это проверка работы организации на соответствие заданным показателям качества. Нормативной основой для аудита являются стандарты ISO на СМК и соответствующая документация организации [1].

Для того, чтобы аудит был успешным, существует ряд требований к аудитору. Аудитор должен быть добросовестным, честным, компетентным и профессиональным во всех вопросах. Важные качества — объективность, независимость, ответственность, сохранение конфиденциальности информации [4].

Существует внешний и внутренний аудиты:

– внешний аудит: «аудит второй стороной», который проводится заинтересованными в функционировании компании сторонами (потребителями), или «аудитом третьей стороной», который выполняется органом, признанным независимым от других сторон;

– внутренний аудит (его еще называют «аудитом, проводимым первой стороной») выполняется самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей.

Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками.

Внимание аудита должно быть сосредоточено на наиболее важных областях работы организации и, в первую очередь, на его заведомо слабых местах. По стандарту ISO необходимо наличие документированной процедуры внутреннего аудита, в которой должны быть установлены критерии оценок при аудите, области распространения проверок, частота и способы ее проведения [2].

Выполнять проверки может персонал службы качества или специально подготовленная для этих целей группа внутренних аудиторов.

Внутренние аудиты могут быть как плановыми, так и внеплановыми (их еще называют оперативными).

Плановые аудиты осуществляются по графику, который составляется на год и предусматривает охват проверкой всех подразделений организации и всех элементов системы качества. В нем указываются отделы предприятия, даты проведения аудита, элементы и темы проверок, проверяемые нормативные документы.

Внеплановые проверки совершаются по решению руководства компании [3].

Рассмотрим цели внутренних аудитов СМК в организации:

1) оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей ее оптимизации;

2) выявление несоответствий СМК существующим стандартам;

3) определение причин отклонений от нормы;

4) мониторинг успешности реализации корректирующих мероприятий по результатам аудитов предыдущих периодов [4].

В итоге, конечная цель внутреннего аудита — это проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководящим составом.

Проверка должна всегда проводиться независимыми аудиторами, а ее результаты отражаться в отчетах и докладываться начальству. Независимость означает, что аудитор не должен проверять тот отдел, в котором он работает.

Обратимся к этапам проведения внутреннего аудита:

1) Выход локального акта о проведении внутреннего аудита СМК, назначение проверяющих;

2) Разработка плана аудита. Информирование подразделений о предстоящей проверке. План проверки готовится руководителем аудиторской группы, затем утверждается руководителем службы качества. План, в обязательном порядке, доводится до начальника проверяемого отдела, тем самым ему предоставляется возможность подготовиться к предстоящему аудиту. После этого проводится совещание по организационным вопросам, где обсуждаются цели аудита, требования к оформлению документации, обязанности, права и правила поведения для проверяющих. На нём также оговариваются сроки предоставления итоговых выводов по проверке, определяется периметр контроля для каждого аудитора. Специалистам по аудиту необходима подготовка: им следует изучить необходимые нормативные документы, подготовить перечень вопросов, выяснить итоги реализации планов корректирующих действий, наработанных по результатам прошлого аудита;

3) Организация установочного совещания с представителями подразделения — объекта аудита. На совещании происходит знакомство представителей проверяемого структурного подразделения со специалистами-аудиторами, и определяются основные вехи аудита. До проверяемого подразделения доводятся цели и объем проверки, методика, оговариваются способы коммуникаций аудиторов с проверяемыми, определяется дата подведения итогов аудита [3];

4) Непосредственно проверка. Аудиторам во время проверки следует фиксировать, а затем анализировать все свои наблюдения. После того, как вся информация собрана и обработана, команде аудиторов нужно изучить ее и представить результат, в котором будет отражено состояние проверяемого объекта, указаны несоответствия и приведен перечень необходимых рекомендаций и действий по их корректировке или устранению. При выявлении в ходе аудита любого несоответствия, нужно определить степень его влияния: значительное оно или незначительное. Значительное несоответствие — это отклонение от требований СМК, которое отрицательно влияет на качество продукции или функционирование системы менеджмента качества. Оно должно быть устранено в кратчайшие сроки. Незначительное несоответствие — это единичные случаи невыполнения стандартов СМК. Информация о несоответствиях фиксируется протокольно. Протокол подписывается двумя сторонами: проверяющей и проверяемой. В случае, если руководитель подразделения, где ведется проверка, выражает несогласие с каким-либо несоответствием, вопрос обсуждается на итоговом совещании. Если обнаружено и выявлено критическое несоответствие (которое привело или может привести к выпуску продукции, не отвечающей установленным требованиям по качеству, и требует принятия незамедлительных мер по устранению), ответственный за аудит обязан немедленно проинформировать об этом руководителя подразделения. Он должен приостановить производство и принять безотлагательные меры по устранению несоответствий (меры излагаются в протоколе несоответствий). На руководителя внутреннего аудита возлагается ответственность за обеспечение объективной, честной и полной проверки. По истечении оговоренного срока на устранение недочётов аудиторы должны проконтролировать выполнение плана корректирующих действий, основываясь на документированных доказательствах, убедиться в эффективности наработанных мероприятий, доведении их до всех заинтересованных сторон.

Читайте так же:  Как написать заявление на сессию образец

Выделяют следующие методы работы аудитора:

– наблюдение (констатация факта, основанная на объективном свидетельстве);

– оценивание (определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки);

– анализ (метод детальной проверки объекта аудита);

– доказательство (данные, подтверждающие наличие или правдивость каких-либо сведений);

– опрос (метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы) [5];

5) Подведение итогов аудита. По окончании проверки (но до формирования окончательного отчета) проводится итоговое совещание двух сторон. Главная его цель — раскрыть и обсудить результаты аудита, сроки реализации мероприятий по устранению несоответствий. На совещании ведется протокол, который затем приобщается к результатам проверки. По каждому выявленному несоответствию служба, осуществляющая аудиторскую проверку, должна дать четкие пояснения, чтобы у руководства подразделения было ясное понимание существа несоответствий, их степени важности и воздействия на качество. Необходимо сделать выводы о характере несоответствий: случайны они или носят системный характер. На совещании обсуждаются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мероприятий. Главный аудитор знакомит присутствующих на совещании с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания, выводы относительно соблюдения требований деятельности подразделения в системе качества и рекомендации по совершенствованию осуществляемой деятельности.

Разногласия по существу проверки между сторонами проверки необходимо разрешить до составления итогового отчета.

6) Формирование отчета по аудиту. Отчет направляется в отдел, где проходила проверка, и в отделы, для которых по результатам аудита вынесены рекомендации. Обязанность каждого руководителя — организовать работу по выявлению факторов, повлекших несоответствия, сформировать план корректирующих действий, осуществлять контроль выполнения этого плана и информировать подразделения, отвечающие за качество. Служба качества мониторит выполнение мероприятий и оценивает их эффективность. Если мероприятия выполнены не в полном объеме, результат их реализации оказался не в достаточной мере эффективным, то об этом составляется акт и информируется руководство компании.

Информирование о результатах внутренних аудитов системы менеджмента качества должно стать обязательным элементом дня ежемесячных совещаний по качеству. Итоги аудита должны стать фундаментом для принятия руководством предприятия управленческих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в подразделениях, где проверки еще не осуществлялись [3].

В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятиях становится все более значимым и необходимым. Наиболее актуальна система на предприятиях со сложной, разветвленной структурой, имеющих множество филиалов, холдингов, региональных сетевых компаний.

Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества (2005)

1.3. Требования к аудиторам

Аудитор часто воспринимается как жандарм. Если сотрудники отдела управления качеством чувствуют слабость своего положения или не имеют поддержки у более высоких руководителей организации, то они могут использовать внешнего аудитора для запугивания работников других подразделений результатами предстоящей внешней проверки и, как им может казаться, для укрепления своего положения. Аудитор начинает выглядеть как человек исключительно критически настроенный [24, 25].

Лозунг [24] «Вы должны прекратить это делать (не делать), или мы не пройдем аудит» не является более эффективным, чем лозунг [24] «Вы должны прекратить это делать (не делать), поскольку это портит качество, следовательно, снижает удовлетворенность потребителей, и будет стоить вам денег».

Отметим, что всякий аудитор уже наблюдал изнутри за несколькими компаниями, в том числе, возможно, и за вашими конкурентами. Любые приемы, наблюдения или предложения с его стороны в ваш адрес представляют собой бесплатную консультацию [24].

1.3.1. Квалификационные требования, предъявляемые к аудиторам

Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, которые его проводят. Компетентность должна быть продемонстрирована на осноличных качеств, описанных в п. 1.3.5;

способности применять знания и умения, описанные в п. 1.3.2, которые приобретаются посредством образования, в процессе работы, подготовки в качестве аудиторов, а также на основе опыта проведения аудитов, описанных в п. 1.3.3.

Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах.

Данная концепция компетентности аудиторов приведена на рис. 1.1. Некоторые знания и умения, описанные в п. 1.3.2, являются общими для аудиторов систем менеджмента качества и экологического менеджмента, а некоторые — специфичны для аудиторов по отдельным дисциплинам.

1.3.2 Общие знания и умения аудиторов систем менеджмента

Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях [3]:

а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие выбирать такие способы работы, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов. Аудитор должен уметь:

применять принципы, процедуры и методы аудита;

результативно планировать и организовывать работу;

проводить аудит в согласованные сроки;

расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;

собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;

понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;

проверять точность собранной информации;

подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;

оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;

использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту;

подготавливать отчеты по аудиту;

обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации;

результативно общаться самостоятельно, используя знание языка или через переводчика;

б) система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

применение систем менеджмента для различных организаций;

взаимодействие между составными элементами системы менеджмента;

стандарты на системы менеджмента, применимые процедуры или другие документы системы менеджмента, используемые как критерии аудита;

понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;

применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита;

информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

в) организационные аспекты, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию. Знания и умения в этой области должны охватывать:

размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;

общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;

культурные и социальные традиции проверяемой организации.

г) соответствующие законы, правила и другие документы, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:

местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;

контракты и соглашения;

международные договоры и конвенции;

другие требования, с которыми согласилась организация.

1.3.2.1 Общие знания и умения руководителей аудиторских групп систем менеджмента

Руководители аудиторских групп [3] должны обладать дополнительными знаниями и умениями для обеспечения результативности и эффективности аудита. Руководитель аудиторской группы должен быть способен:

планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

представлять аудиторскую группу при контактах с заказчиком аудита и проверяемой организацией;

организовывать работу членов аудиторской группы осуществлять общее руководство;

обеспечивать руководство и контроль за аудиторами-стажерами;

направлять обсуждение вопросов аудиторской группой при вынесении заключений по результатам аудита;

предупреждать и разрешать конфликты;

подготавливать и составлять отчет по аудиту.

1.3.2.2. Специфические знания и умения аудиторов систем менеджмента качества

Аудиторы систем менеджмента качества должны обладать знаниями и умениями в следующих областях [3]:

а) способы и методы, связанные с качеством, позволяющие аудитору оценивать системы менеджмента качества и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию в области качества;

принципы менеджмента качества и их применение;

инструменты менеджмента качества и их применение (например, статистическое управление процессами, виды отказов и анализ их последствий и т. д.);

б) процессы и продукция, включая услуги, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию, в которой проходит аудит. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию, специфичную для данного сектора экономики;

технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

процессы и практику работы, специфичную для данного сектора экономики.

1.3.2.3. Специфические знания и умения аудиторов систем экологического менеджмента

Аудиторы систем экологического менеджмента должны обладать знаниями и

умениями в следующих областях [3]:

а) способы и методы экологического менеджмента, позволяющие аудитору оценивать системы экологического менеджмента и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию, связанную с окружающей средой;

принципы экологического менеджмента и их применение;

инструменты экологического менеджмента (такие как оценка экологических воздействий/аспектов, жизненного цикла, показателей экологической деятельности и т. д.);

б) экологическая наука и технологии, позволяющие аудитору понимать основные взаимосвязи между человеческой деятельностью и окружающей средой. Знания и умения в этой области должны охватывать:

Читайте так же:  Приказ 29 от 22.01.2010

влияние человеческой деятельности на окружающую среду;

компоненты окружающей среды (например, воздух, вода, земля);

менеджмент природных ресурсов (например, ископаемое топливо, вода, флора и фауна);

общие методы экологической защиты;

в) технические и экологические аспекты операций, позволяющие аудитору понимать взаимодействие деятельности, продукции, услуг и операций проверяемой организации с окружающей средой. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию, специфичную для данного сектора экономики;

экологические аспекты и воздействия;

методы оценки важности экологических аспектов;

критические характеристики производственных процессов, продукции и услуг;

методы мониторинга и измерений;

технологии по предотвращению загрязнения.

1.3.3. Общие требования к образованию, опыту работы и подготовке в качестве аудитора и руководителя аудиторской группы

К аудиторам предъявляются следующие требования [3]:

они должны иметь законченное образование, достаточное для приобретения знаний и умений, описанных в п. 1.3.2;

они должны обладать опытом работы, способствующим повышению знаний и умений, описанных в п. 1.3.2.1 и 1.3.2.2, который получен на технической, руководящей или специальной должности, предусматривающей принятие решений по различным вопросам, в том числе проблемным, контакты с другими сотрудниками, занимающими руководящие и специальные должности, сотрудниками, занимающими аналогичные должности, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами. Часть опыта работы должна быть получена на должности, где осуществляемая деятельность способствует развитию знаний и умений:

в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;

в области экологического менеджмента для аудиторов систем экологического менеджмента;

они должны пройти полную подготовку в качестве аудитора, которая способствует повышению знаний и умений и может быть проведена организацией, где работает аудитор, или сторонней организацией;

они должны иметь опыт проведения аудитов, полученный под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководи теля аудиторской группы по такой же дисциплине.

Руководитель аудиторской группы [3] должен обладать дополнительным опытом проведения аудитов для повышения знаний и умений, описанных в п. 1.3.2, приобретенным во время работы в качестве руководителя аудиторской группы под управлением и руководством другого аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы.

Аудиторы системы менеджмента качества или системы экологического менеджмента, желающие стать аудиторами в другой дисциплине, должны [3]:

а) иметь подготовку и опыт работы, необходимые для приобретения знаний и умений по второй дисциплине;

б) уметь провести аудиты по второй дисциплине под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководителя аудиторской группы по второй дисциплине.

Руководитель аудиторской группы по одной дисциплине должен удовлетворять перечисленным выше рекомендациям, для того чтобы стать руководителем аудиторской группы по другой дисциплине.

В табл. 1.1 приведен пример образования, опыта работы, подготовки в качестве аудитора и опыта в проведении проверок для аудиторов, проводящих сертификационные или аналогичные аудиты.

Необходимо отметить, что аудиторы должны [3] постоянно повышать квалификацию — т. е. совершенствовать знания, умения и личные качества. Этого

Пример уровня образования, опыта работы, подготовки в качестве аудитора и опыта в проведении проверок для аудиторов, проводящих сертификационные или аналогичные аудиты [3]

2 года во второй области

(см. примечание 3)

в проведении аудитов

Среднее образование — та часть национальной системы образования, которая следует за начальной стадией, но закончена до поступления в университет или подобное образовательное учреждение.

Опыт работы может быть уменьшен на 1 год, если лицо получило соответствующее образование после среднего.

Опыт работы по второй дисциплине может быть получен одновременно с опытом работы по первой дисциплине.

Подготовка по второй дисциплине заключается в приобретении знаний по соответствующим стандартам, законам, регламентам, принципам, методам и технике.

Полный аудит — это аудит, охватывающий все этапы проведения аудитов систем менеджмента. Общий опыт проведения аудитов должен охватывать все требования стандарта по системе менеджмента.

можно достичь многими способами, такими как дополнительный опыт работы, обучение, самообразование, тренировки, присутствие на совещаниях, семинарах и конференциях или другие аналогичные действия.

Аудиторы должны демонстрировать свое постоянное повышение квалификации. При постоянном повышении квалификации следует учитывать изменения личных потребностей и потребностей организации, практику проведения аудита, стандарты и другие требования.

1.3.4. Принципы аудита

При проведении [3] аудита необходимо следовать множеству принципов, что позволяет сделать его результативным и надежным инструментом при реализации политики менеджмента и контроля за ней, предоставляя информацию, на основе которой организация может улучшить свою деятельность. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга в аналогичных условиях, придут к аналогичным заключениям.

Приведем основные принципы, которым должны следовать аудиторы: этичное поведение — основа профессионализма. При проведении аудита важны доверие, честность, конфиденциальность и тактичность. Аудиторы не должны нарушать коммерческую тайну и разглашать конфиденциальную информацию, которые станут им известны в процессе проверки. В связи с этим каждый эксперт (член комиссии) перед сертификационным аудитом подписывает соответствующее обязательство (дает расписку).

добросовестное изложение — обязательство правдиво и точно составлять отчет. Наблюдения аудита, заключения по его результатам и отчеты должны правдиво и точно отражать аудиторскую деятельность. С этой целью представляется отчет о всех значительных трудностях, встретившихся при аудите, и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организацией;

должное профессиональное внимание — усердие и рассудительность при проведении аудита. Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности. Аудиторы не должны давать конкретных советов проверяемым о том, как разрешать те проблемы, которые были обнаружены; это не входит в компетенцию аудитора (аудитор — от слова «слушаю»); возникшие проблемы — это дело проверяемых, и именно они несут ответственность за то, чтобы найти их решение и разработать необходимые корректирующие мероприятия; при внутренних проверках аудитор — сотрудник организации — может давать рекомендации, относящиеся к планируемым корректирующим мероприятиям, однако лучше, если корректирующие мероприятия первоначально будут предложены проверяемыми, а затем согласованы с внутренним аудитором или скорректированы с его участием.

Рассмотрим основные принципы, которые относятся к процессу аудита:

независимость — основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита:

подход, базирующийся на доказательствах, — рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита. Свидетельства аудита проверяемы, т. е., поскольку аудит проводится в течение определенного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита.

Задача проверки — добиться того, чтобы все виды деятельности в системах менеджмента качества выполнялись правильно. Это экономит расходы, связанные с корректирующими мероприятиями.

Если система менеджмента «расстроена», то никакой камуфляж не скроет этого от опытного аудитора.

1.3.5. Требования к персональным (личным) качествам аудиторов

Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита, описанными в п. 1.3.4.

Аудитор должен быть [3]:

а) этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;

б) широких взглядов, т. е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным, т. е. тактичным в обращении с людьми;

г) наблюдательным, т. е. живо воспринимающим окружающую действительность;

д) проницательным, т. е. интуитивно осознающим и способным понять ситуацию;

е) гибким, т. е. умеющим быстро приспосабливаться к различным ситуациям;

ж) настойчивым, т. е. стремящимся к достижению целей;

з) решительным, т. е. способным своевременно делать заключения, основанные на логичном рассуждении и анализе;

и) самостоятельным, т. е. действующим и работающим независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими. Перечень других требований [25] к личным качествам экспертов-аудиторов проверке систем менеджмента приведен на рис. 1.2.

Рис. 1.3. Взаимосвязь между стадиями оценки аудиторов [3].

цели и объем программы аудита;

требования по сертификации, регистрации и аккредитации;

роль процесса аудита в менеджменте проверяемой организации;

требуемый уровень доверия к программе аудита;

сложность проверяемой системы менеджмента.

Второй этап —установление критериев оценки.

Критерии могут быть количественными (такими, как время обучения и работы, количество проведенных аудитов, количество часов подготовки) или качественными (такими, как демонстрация личных качеств, знаний или проявление умений в процессе подготовки или на рабочем месте).

Третий этап — выбор соответствующего метода оценки.

Оценка должна проводиться лицом или комиссией с использованием одного или нескольких методов, изложенных в табл. 1.2. При использовании табл. 1.2 должно быть учтено следующее:

предлагаемые методы представляют собой набор вариантов, и поэтому не следует применять их во всех ситуациях;

различные предлагаемые методы могут отличаться по надежности;

как правило, для получения объективного, последовательного, полного и надежного результата необходимо использовать комбинацию методов.

Четвертый этап — проведение оценки.

На этом этапе собранная информация о персонале сравнивается с критериями, установленными на втором этапе. Если персонал им не соответствует, то требуются дополнительная подготовка, опыт работы и/или проведения аудитов, после чего должна быть проведена повторная оценка.

Требования к аудиторам системы менеджмента качества