Как оформить дубликат трудовой книжки по заверенной копии

Копия основанием для выписки дубликата трудовой книжки не является!

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 9

Копия основанием для выписки дубликата трудовой книжки не является!

Документ-основание должен обладать юридической силой!

Помогите, пожалуйста. У нас в организации возникла сложная ситуация. Сотруднику для оформления загранпаспорта была выдана на руки его трудовая книжка. Через неделю сотрудник сказал, что этот документ был им случайно утерян. В отделе кадров организации осталась ксерокопия его трудовой книжки. Может ли наша организация выдать сотруднику дубликат трудовой книжки с указанием предыдущих мест работы и сведений о стаже на основании ксерокопии? Или необходимо собирать документы с предыдущих мест работы сотрудника для подтверждения его стажа и только после этого вносить соответствующие записи о стаже? Очень прошу ответить на вопросы и заранее благодарю.

Поводом для написания этой статьи послужил вопрос, заданный нашим читателем. Попытаемся ответить на него. Существующий порядок восстановления трудовых книжек на сегодняшний день установлен такими документами, как Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее по тексту — Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее по тексту — Инструкция).

Фрагмент документа. Пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Фрагмент документа. Подпункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разд. «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Итак, исходя из данных нормативно-правовых актов, можно сделать вывод, что в случае, описанном автором вопроса, никаких проблем с восстановлением трудовой книжки быть не должно. Ведь для восстановления трудовой книжки нужны документы, содержащие все необходимые записи. А этот документ имеется. Но это — взгляд лишь с одной стороны. Ведь любой документ может гордо называться этим именем только тогда, когда он имеет юридическую силу. Рассмотрим, действительно ли обладает юридической силой копия документа, которая есть у сотрудников отдела кадров. С этой целью обратимся к следующему нормативному акту — «Государственной системе документационного обеспечения управления. Основным положениям. Общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 (далее по тексту — ГСДОУ). В пп. 2.3.1.1 написано, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Есть ли юридическая сила у копии,

подлинник которой утерян?

Далее, в том же нормативном акте, определены условия и порядок придания юридической силы копии документа с помощью ее заверения подлинной подписью и печатью.

Фрагмент документа. Абзац 4 пп. 2.3.2.5 «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основных положений. Общих требований к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Итак, пп. 2.3.1.1 ГСДОУ содержит одно из требований, которое должно быть соблюдено для того, чтобы документ считался имеющим юридическую силу. Обратите внимание на порядок выдачи копии для придания ей юридической силы. Человек, который делает копию, должен поставить отметку на копии, что подлинник хранится в данной организации (к сожалению, мой опыт свидетельствует о том, что такое требование практически никогда не соблюдается). То есть только при наличии такой отметки можно смело утверждать, что копия действительно имеет юридическую силу. Иначе говоря, юридическая сила копии производна от юридической силы подлинника. А самого-то подлинника (того, с которого была снята копия трудовой книжки) у нас нет! То есть в связи с исчезновением подлинника потеряла юридическую силу и копия.

Эту же мысль подтверждают нормы и другого серьезного документа — ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. В п. 29 данного нормативно-правового акта можно найти следующие высказывания относительно копии документа.

Примечание. Копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

А содержание п. 30 ГОСТ Р 51141-98, которым раскрывается термин «заверенная копия», только подтверждает приведенный выше пп. 2.3.2.5 ГСДОУ: «. копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». То есть и здесь говорится, что для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, на ней следует проставить соответствующие реквизиты, в том числе отметку о подлиннике.

Таким образом, копия документа, подлинник которого утерян, практически утрачивает юридическую силу. А значит, восстановить на ее основании трудовую книжку просто-напросто нельзя.

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

Трудовая книжка – это документ строгой отчетности. Она содержит записи обо всех рабочих моментах, включая принятие, повышение, перевод на новую должность, награждения, увольнения. Бывает, что человеку нужен дубликат трудовой книжки. Когда именно он может понадобиться, как правильно его оформлять – рассмотрим в статье.

Основания получения

Иногда можно услышать фразу о восстановлении трудовой книжки, что не совсем юридически грамотно. Подобная процедура не законна: она приравнена к подделке документов особой важности. А вот заполнение дубликата трудовой книжки – единственно верное решение.

Читайте так же:  Предоплата и залог в чем разница

Наиболее частной причиной завести дубликат служит утрата трудовой книжки либо ее порча. Все встречающиеся на практике случаи можно разделить на группы (см. таблицу).

Здесь обычно имеет место:
• умышленная порча;
• потеря документа из-за халатности ответственного лица (в этом случае можно привлечь компанию к административной ответственности).

В этом случае выдача дубликата трудовой книжки происходит с подачи работодателя. Ему же придется собирать все необходимые справки.

Оформление при утере

Чтобы понять, кто именно занимается оформлением дубликата, необходимо разобраться с возможными ситуациями.

Когда человек работает на организацию, его трудовая лежит у работодателя или ответственного лица (специалиста по кадрам). В этом случае дубликат трудовой книжки при утере делает сама компания, ведь в происшествии виновна она.

Иногда сотрудник получает трудовую на руки. Например, когда ему необходимо предоставить ее оригинал в Пенсионный фонд. В этом случае сам работник должен составить расписку о том, что получил трудовую книжку на руки.

При утере этого документа строгой отчетности ему необходимо составить заявление на дубликат трудовой книжки. Собирать подтверждающие справки придется самостоятельно.

Форма указанного заявления может быть любой. Вот пример:

Если человек сам потерял трудовую книжку и был в это время безработным, то обращаться за дубликатом необходимо к предыдущему работодателю.

Имейте в виду: при принятии на работу человек не может потребовать оформления дубликата на новом месте. Руководитель может лишь завести новую трудовую книжку. В ней будет сделана запись о приеме на работу.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Не все работодатели знают, как сделать дубликат трудовой книжки. Все хлопоты именно по его заполнению ложатся обычно на кадровых специалистов.

Для оформления второй трудовой пишут специальное заявление. Как уже было сказано, унифицированной формы для него нет, поэтому внутри организации может быть разработан свой образец (см. выше). Человек, желающий восстановить свой документ, может составить заявление в свободной форме.

Правила работы с бланками трудовых книжек – постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года – обязуют работодателя выдать своему нынешнему или бывшему служащему этот документ не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. Также обратите внимание, что в 2018 году дубликат трудовой книжки оформляют, как и раньше. Каких-либо изменений закона по этой части не случилось.

Отмены трудовых книжек в 2018 году не будет! Подробнее об этом.

Если человек сам виновен в утрате трудовой книжки, то сбор подтверждающих материалов он должен делать сам. Запись в дубликате трудовой книжки делают как раз на основании таких бумаг. В качестве доказательств могут выступать:

  • копии подписанных ранее трудовых контрактов;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов или их заверенные копии (если речь идет о восстановлении записей про прием на работу, увольнение или перевод, то это одна форма приказов; для записей о награждениях и поощрениях могут использоваться внутренние приказы или распоряжения высшего начальства);
  • справки из архивов;
  • данные из ПФР, от налоговой службы, трудовой инспекции.

Образец оформления

Дубликат становится таким же важным документом, как и первоначальная трудовая книжка. Действительным он будет только в случае соблюдения всех правил заполнения. Образец дубликата трудовой книжки, показанный ниже, поможет вносить все данные в этот документ правильно.

Условимся, что Е.А. Широкова восстанавливала данные о работе в ООО «Баланс М».

Самое главное: на титульном листе обязательно ставят надпись «Дубликат». Она должна быть расположена вверху. Личные сведения о сотруднике заполняют так, как и в изначальной трудовой книжке.

Перед внесением информации следует убедиться, что она актуальна. Возможно, у сотрудника изменилась фамилия, образование и т. п. Эти коррективы должны быть учтены. Образец заполнения дубликата трудовой книжки позволяет разобраться в нюансах ведения этого документа.

В разделе о работе в самом начале прописывают общий трудовой стаж человека, полученный им до момента оформления на работу к нанимателю, который заводит дубликат.

Далее указывают более детальную информацию: время работы в определенных организациях, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения тех или иных записей. Учтите: эти записи нумерации не подлежат! Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году служит наглядным подтверждением того, что первая пронумерованная запись будет о приеме сотрудника на работу в нынешнюю организацию, которая и делает ему дубликат.

Просто слова работника не являются достаточным основанием для внесения записей в трудовую книжку. Когда иных подтверждений им нет, такую информацию в документ не вносят.

Во время выдачи дубликата в специальной книге учета движения таких бланков указывают дату оформления документа. В отдельной графе сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение дубликата. Скачать этот регистр по можно на нашем сайте по ссылке.

Утеря или порча по вине работодателя

Когда в потере трудовой виновата компания (ИП), то все хлопоты по сбору подтверждающих документов ложатся уже на нее. Для получения информации следует разослать запросы бывшим работодателям вашего сотрудника. А сам дубликат трудовой книжки заполняют в обычном порядке.

Если же восстановление потребовалось из-за внесения работодателем неверной записи, то тут даже не понадобится пример дубликата трудовой книжки. Ведь всю информацию можно будет перенести из оригинала. Не нужны и подтверждающие документы. Все записи (кроме неверно сделанной) будут отображены в дубликате полностью.

Обратите внимание: процедура составления дубликата в случае порчи трудовой книжки будет идентичной последнему случаю (если записи остались читаемыми).

Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

Из этой статьи вы узнаете в каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки, какие документы подтвердят стаж работы и в чем особенности оформления дубликата трудовой книжки.

Сотрудники обращаются к работодателю с просьбой выдать дубликат трудовой книжки. Многие путают его с копией трудовой. Поэтому просят побыстрее подготовить дубликат, например на следующий день. Как объяснить работнику, что такое дубликат. Как его правильно оформить и в какой срок, расскажем в статье.

В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки

Дубликат подтверждает трудовую деятельность и трудовой стаж работника, как и трудовая книжка. В этом главное отличие дубликата от копии трудовой книжки.У копии нет статуса официального документа. Без оригинала книжки даже заверенная копия не подтверждает периоды работы.

Дубликат трудовой книжки оформляют в случаях, когда:

  • оригинал испорчен, порван, обгорел, утерян, уничтожен;
  • произошла массовая утрата трудовых книжек;
  • внесли запись об увольнении или переводе на другую работу, которую впоследствии признали недействительной.

В последнем случае в дубликат из трудовой книжки переносят все записи, кроме той, которую признали недействительной. Но в нем не будет печатей бывших работодателей и подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.

Кто вправе выдать дубликат

Оформить дубликат трудовой книжки обязаны по последнему месту работы. Как правило, это тот работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку.

Если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, помогите ему получить документы, которые подтвердят стаж работы. Форму, в которой работодатель должен оказать помощь, закон не определяет. Можно самостоятельно собрать информацию о трудовом стаже работника или помочь написать письма-запросы. По ним сотрудник получит два вида документов: подтверждающие трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица и подтверждающие страховой стаж после такой регистрации.

Если вы не последний работодатель, то имеете право отказать в оформлении дубликата

Предпоследний работодатель не обязан оформлять сотруднику дубликат трудовой книжки, даже в случае ликвидации последнего работодателя. На них такую обязанность не возлагают, и отказ в оформлении дубликата трудовой книжки будет правомерен. Однако работодатель может не знать о последнем месте работы сотрудника. В этом случае он оформляет дубликат трудовой книжки, восстановив трудовую биографию работника до момента увольнения от этого работодателя.

Если сотрудник поступит на другую работу, он обращается к работодателю с письменным заявлением оформить новую трудовую книжку, указав причину ее отсутствия. Можно попросить нового работодателя внести записи о пропущенном периоде трудовой деятельности. Основанием послужат документы, подтверждающие работу у бывших работодателей. В том числе у работодателя, прекратившего деятельность. Чтобы получить необходимые документы о работе в ликвидированной организации, рекомендуйте сотруднику обратиться в архив.

Какие документы подтвердят стаж работы

Записи в дубликат вносите на основании документов, которые подтверждают работу или стаж сотрудника:

  • трудовых договоров с предыдущими работодателями;
  • копий приказов или выписок из них, заверенных надлежащим образом;
  • справок, подтверждающих факт и длительность трудовых отношений с предыдущими работодателями, архивных справок;
  • решений суда об установлении трудового стажа.

Если необходимо подтвердить факт и стаж работы в ликвидированной компании, направляйте запрос в архив. При наличии сведений выдадут архивную справку.

Читайте так же:  Нотариус на приморской спб

Если нужной информации в архиве нет, посоветуйте работнику обратиться в суд. Сотрудник может подать заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение. Например, подтвердить время работы в определенной организации. Перед обращением в суд или архив выясните, действительно ли организация ликвидирована, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации. В этом случае вопросы нужно решать с правопреемником юридического лица.

Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы у других работодателей, верните сотруднику, после того как снимите и заверите копии. Надпись, которой заверяется копия, должна содержать реквизиты, установленные пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В них входят:

  • надпись «Верно»;
  • должность;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи лица;
  • заверившего копию (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

Как оформляют дубликат

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки, если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением. Проверьте, чтобы сотрудник указал причину обращения. Если трудовая книжка испорчена, попросите приложить ее к заявлению и сделать об этом отметку в тексте заявления.

Если сотрудник оформил в двух экземплярах заявление о выдаче дубликата, на втором поставьте отметку о получении. Обязательно укажите дату. Это поможет избежать спора о сроке выдачи дубликата.

Изготовьте и выдайте дубликат трудовой книжки в течение 15 дней с даты обращения. Если оформляете дубликат взамен утерянной или утраченной трудовой книжки работающему сотруднику, документ выдайте на руки при увольнении.

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставьте запись «Дубликат». На ней же укажите сведения о работнике.

В дубликат трудовой книжки внесите сведения об общем или непрерывном стаже работы до поступления к работодателю. Его подтверждают документами. Сведения о работе и награждении по последнему месту работы тоже впишите в дубликат.

Если работник до поступления в организацию уже работал, то, заполняя раздел «Сведения о работе», сначала в графу 3 внесите запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы. Напишите общее количество лет, месяцев, дней работы. Когда вносите стаж, не указывайте названия компаний, занимаемые должности, периоды работы у бывших работодателей. После этого общий или непрерывный трудовой стаж работы, который подтвержден документами, записывайте по отдельным периодам работы.

В графу 2 впишите дату приема на работу; в графу 3 – наименование организации, где работал сотрудник, структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации. Если работника переводили на другую постоянную работу в той же организации, то сделайте об этом запись. Затем в графе 2 укажите дату увольнения, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесли записи в дубликат.

Какие особенности учесть в дубликате трудовой книжки

В зависимости от причины, по которой работнику требуется дубликат, его оформление имеет особенности. Если трудовая книжка обгорела или порвалась, записи в дубликат просто переписывают из трудовой книжки.

Если запись об увольнении или переводе признали недействительной, из трудовой книжки в дубликат после заполнения титульного листа переносят все сведения. Исключение составляет запись, которую признали недействительной.

В случае массовой утраты трудовых книжек при чрезвычайной ситуации дубликаты оформляют на основании акта комиссии. Ее создает орган исполнительной власти субъекта РФ с участием работодателей и иных заинтересованных лиц и организаций. Стаж у данного работодателя подтверждают справкой, профсоюзным билетом, показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Как сделать дубликат трудовой книжки по ее заверенной копии?

Доброе утро! Если на руках у человека имеется заверенная ксерокопия трудовой книжки, все, что от него требуется, – подать заявление на последнее место работы о потере трудовой книжки и предоставить сотрудникам кадрового отдела ксерокопию. После получения заявления кадровики тут же могут приниматься за восстановление документа, при этом те сведения и записи, которые ранее были признаны недействительными, в дубликат трудовой книжки вноситься не будут.

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки
В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.
Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.

Так, в дубликат трудовой книжки обязательно должны включаться сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
· в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
· в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
· Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
· В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.
Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.
legalmap.ru

В раздел «Награждения» дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.
Дубликат трудовой книжки оформляется надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы документа.

Выдача трудовой книжки, если работник не увольняется

Цитата:
Федеральная служба по труду и занятости

П и с ь м о 18.03.2008 № 656-6-0

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. Сообщаем следующее.

Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора.

Вместе с тем следует иметь в виду следующее.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Кроме этого работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Из обращения неясно, в связи с чем работнику понадобился подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда работник обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии.

В соответствии с Перечнем документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденным Постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 № 16/19па, в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, предусмотренных Перечнем, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами.

Читайте так же:  Цели опеки и попечительства над детьми

В подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации может быть представлена как трудовая книжка работника, так и ее нотариально заверенная копия. При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим трудовой стаж.

Ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо.

Таким образом, ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под расписку на короткий срок выдается трудовая книжка, тем не менее будет нести указанное должностное лицо.

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловец

Цитата: Вправе ли компания отказать Пенсионному фонду, который требует оригинал трудовой книжки работника
3 октября
Сотрудники вашей компании, которые обратились в ПФР за назначением пенсии, могут столкнуться с требованием предоставить оригинал трудовой на проверку. Вдруг там неправильно вносились изменения или видны следы подчисток. Как вам поступить в такой ситуации? Под честное слово выдать работнику трудовую книжку на несколько дней или сделать для фонда копию? Да и правомерны ли вообще такие просьбы ПФР? Все ответы вы найдете в статье, которую подготовили наши коллеги журнала «Кадровое дело».

Законно ли требование Пенсионного фонда РФ представить исключительно подлинник трудовой книжки для назначения пенсии?

Обладает ли юридической силой для подтверждения права на пенсию ксерокопия трудовой книжки?

Нет, не обладает.

Примет ли Пенсионный фонд копию трудовой книжки, заверенную нотариусом?

Ситуация: Сотрудник ООО «Восход» водитель Олег Ф. попросил работодателя выдать ему трудовую книжку на два дня. Он пояснил, что оригинал трудовой книжки требуют специалисты Пенсионного фонда, куда он обратился за назначением пенсии. Мол, им нужно проверить печати и записи в трудовой книжке на предмет исправлений и подчисток, которые могут быть нечитаемыми в копиях. Кадровик Александр Т. наотрез отказался выдать Олегу Ф. подлинник на руки, предложив сделать заверенную работодателем копию трудовой книжки. Он постарался убедить сотрудника в том, что такой копии будет достаточно для оформления пенсии. Законны ли требования специалиста Пенсионного фонда представить оригинал трудовой книжки? Какие пути решения вопроса есть у кадровика в такой ситуации? Насколько рискованно выдавать трудовую книжку на руки работающему сотруднику?

Почему кадровик отказал в выдаче трудовой книжки?

Отказывая сотруднику в выдаче оригинала трудовой книжки, кадровик Александр Т. руководствовался строго нормами закона. Трудовая книжка работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора. Закон предусматривает возможность ее выдачи сотруднику на руки только в день увольнения (последний день работы) (ч. пятая ст. 80 , ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила № 225)). В других случаях работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил № 225).

Совет
Хотя закон прямо не запрещает выдавать работнику трудовую книжку в период действия трудового договора, все же безопаснее вручить ему не оригинал, а ее копию (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0)

Таким образом, в период действия трудового договора работодатель вправе отказать Олегу Ф. в выдаче трудовой книжки.
Ответственность работодателя

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек полностью лежит на работодателе (ч. третья ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил № 225). Как правило, соответствующие обязанности возлагаются приказом руководителя организации на кадровика как на специально уполномоченное лицо работодателя.

Некоторые кадровики идут навстречу сотрудникам и выдают по их просьбе на время оригинал трудовой книжки, ведь прямого запрета об этом в законе нет. Обычно сотрудник просит выдать трудовую книжку всего на пару дней, но на практике она находится у него неделями, месяцами. За это время он может ее испортить (например, бланк может размокнуть от дождя или его разрисует ребенок, погрызет собака и др.) или элементарно потерять.

Если трудовая книжка будет безвозвратно утеряна, то выдать ее сотруднику при увольнении работодатель не сможет. А значит, будет обязан возместить ему не полученный им за все время задержки заработок (вынужденный прогул) (ст. 234 ТК РФ, абз. 4 п. 35 Правил № 225, решение Верховного Суда РФ от 25 января 2012 г. № ГКПИ11-2044).

Если работодатель не возвратит сотруднику трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности помимо материальной. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечен и кадровик. Штраф в этом случае от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Это правило применяется даже в том случае, если подлинник трудовой книжки был передан работнику под роспись (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0).

Кроме того, работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки, даже если ее утратил сам работник (п. 31-33 Правил № 225). Эта процедура длительная и хлопотная: от сотрудника потребуются все документы, подтверждающие периоды работы и должности в предыдущих компаниях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать помощь работнику в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Понятно, что кадровик ООО «Восход» не захотел подвергать компанию и себя таким рискам.

Совет
Закрепите порядок предоставления копий документов сотрудникам в Инструкции по делопроизводству или Правилах внутреннего трудового распорядка отдельной главой или утвердите Положение о выдаче документов работникам

Законны ли требования чиновников?

Сотрудник Пенсионного фонда РФ попросил Олега Ф. представить именно оригинал трудовой книжки. Это объясняется тем, что она является основным документом для подтверждения трудового стажа сотрудника, включаемого в страховой стаж для назначения трудовой пенсии (ч. первая ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

Специалисты Пенсионного фонда для оформления трудовой пенсии имеют право запрашивать у граждан документы, перечисленные в Перечне, утвержденном постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27 февраля 2002 г. № 16/19па (далее — Перечень). Пунктом 13 Перечня регламентируется, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим страховой стаж.

Пенсионный фонд зачтет период трудовой деятельности на основании (раздел II Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91):
оригиналов трудовых договоров;
справок, выданных работодателями или государственными (муниципальными) органами;
выписок из приказов, лицевых счетов;
расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;
авторского, лицензионного договоров;
документов, подтверждающих уплату платежей на социальное страхование;
иных документов о периоде трудовой деятельности (например, на основании военных билетов).

Следовательно, требование сотрудника Пенсионного фонда представить исключительно подлинник трудовой книжки незаконно.

Два варианта решения вопроса

Неужели для того, чтобы оформить пенсию, Олегу Ф. придется увольняться? Нет, никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 ТК РФ).

Внимание!
За свидетельствование верности копии трудовой книжки придется заплатить нотариальный тариф (п. 9 ч. 1 ст. 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ 11 февраля 1993 г. № 4462-1)

В законе такие обязанности работодателя не прописаны, поэтому вопрос с Пенсионным фондом решается путем переговоров.

Если специалист Пенсионного фонда откажется принять у Олега Ф. заверенную работодателем копию трудовой книжки, он может обжаловать такой отказ в административном или судебном порядке.

Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Айшат ЗАЙНАЛБИЕВА,
ведущий специалист по работе с персоналом ОАО «Даггаз» (г. Махачкала):

Трудовую книжку нельзя выдавать сотруднику на руки. В такой просьбе ему нужно твердо и вежливо отказать. Ведь если работник, которому была выдана трудовая книжка, ее потеряет, ответственность за утрату ляжет на кадровика как на специально уполномоченное лицо работодателя.

исполнительный директор правового бюро «Олевинский, Буюкян и партнеры» (Москва):

У сотрудников Пенсионного фонда РФ нет законных оснований требовать только подлинник трудовой книжки. Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные нотариусом или специалистами Пенсионного фонда РФ.

Статья подготовлена по материалам
наших коллег из журнала «Кадровое дело»

Как оформить дубликат трудовой книжки по заверенной копии