Заявление о внесении изменения в график отпусков

Как внести изменения в график отпусков (образец приказа)?

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.

Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.

Причинами для этого могут быть:

  • наём работников после согласования графика отпусков;
  • работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
  • больничный лист отпускника;
  • на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
  • нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.

Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:

Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:

Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».

Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 06.06.2019 по 03.07.2019.

У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2019 года.

Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.

Внесение изменений в график отпусков — образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.

Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».

Изменяем график отпусков

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател я ст. 123 ТК РФ . Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма № Т-7 утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 .

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Изменения в графике отпусков

Отпускам посвящена гл. 19 ТК РФ. График отпусков является обязательным элементом кадрового документооборота каждого предприятия, его обязаны соблюдать все стороны трудовых отношений. Утверждение документа осуществляется не позднее двух недель до начала очередного календарного года, однако закон не запрещает вносить изменения в график отпусков.

В этой статье мы расскажем, как внести изменения в график отпусков и соблюсти при этом требования законодательных актов, а также интересы всех сторон.

Причины изменения графика отпусков

Перед началом календарного года каждый сотрудник обязан предоставить руководству предполагаемые даты ухода в оплачиваемый отпуск, а также их продолжительность. ТК РФ допускает разбирать общее количество дней отпуска, положенного сотруднику, на несколько периодов, однако каждая часть не может быть менее 14 календарных дней. Всего же ежегодный отпуск длится 28 дней (ст. 115 гл. 19 ТК РФ). Это позволяет соблюсти интересы не только трудового коллектива, но и администрации предприятия. При этом на время отдыха за работником сохраняется его место и средний заработок (ст. 114 гл. 19 ТК РФ).

Читайте так же:  Сколько штраф за объявление

Право на отпуск у работника возникает после 6 месяцев труда на предприятии (ст. 122 гл. 19 ТК РФ).

При составлении графика отпусков нужно учитывать, что определенные категории граждан могут использовать положенные дни отпуска по собственному усмотрению в любое время. В этот перечень входят:

  • несовершеннолетние работники;
  • совместители, у которых полагается отпуск по основному месту работы;
  • субъекты, обладающие статусом «Почетный донор»;
  • женщины, имеющие не менее двух детей в возрасте до 12 лет;
  • жены лиц, проходящих службу в рядах ВС РФ (они вправе уйти в отпуск одновременно со своим супругом);
  • иные категории сотрудников со льготным статусом.

Для перечисленных категорий граждан сведения о предполагаемой дате и продолжительности отпуска не вносятся в график. По факту подачи заявления о предоставлении времени отдыха необходимо вынести приказ о внесении изменений в график отпусков и указать реальную дату предоставления отпускных дней.

Рассмотрим различные причины изменения графика и нюансы правильного оформления документов на предприятии.

Прием нового сотрудника

Необходимо ли изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника? В случае трудоустройства нового сотрудника после начала календарного года, он по объективным причинам не будет указан в графике отпусков. Нужно ли вносить изменения в график при таких обстоятельствах? Закон не предусматривает обязанности указывать данные о времени отдыха гражданина, принятого на работу в течение календарного года.

Предоставление положенного отпуска будет осуществляться на основании заявление нового работника.

При подготовке графика отпусков на следующий календарный год информация от такого сотрудника будет учитываться на общих основаниях. Внесение изменений может понадобиться, если время отпуска работников совпадает.

Инициатива работника

Изменение графика отпусков по инициативе работника будет зависеть от уважительности причин. В следующих случаях внести правки руководство компании обязано:

  • ввиду возникновения заболевания;
  • выдача больничного листа по уходу в декрет, а также в отпуск по уходу за малолетним ребенком;
  • перенос отпуска по основному месту работу для совместителя;
  • иные случаи, перечисленные в нормативных актах.

При возникновении таких причин заявление о внесении изменений в график подается работником. Помимо этого, сотрудник и руководство вправе прийти к обоюдному соглашению о внесении правок, если это не нарушает права остальных членов трудового коллектива.

Инициативой сотрудника может являться получение отпуска с последующим увольнением (ст. 127 гл. 19 ТК РФ). В такой ситуации решение вопроса будет зависеть от мнения руководителя, он не обязан удовлетворять просьбу подчиненного. Если такое согласие получено, выносится распорядительный акт о предоставлении отпуска с последующим прекращением трудового контракта. Одновременно издается приказ об изменении графика.

Инициатива работодателя

Можно ли в график отпусков вносить изменения по требованию руководства предприятия? Такая возможность наступает только в исключительных случаях по согласованию с конкретным работником, а изменение графика по инициативе работодателя будет отражаться в распорядительном приказе по предприятию. К числу таким ситуаций можно отнести:

  • возникновение производственной необходимости, когда может пострадать нормальный рабочий процесс (отпуск можно перенести на другую дату или на следующий год, для этого нужно согласовать вопрос с сотрудником);
  • необходимость в отзыве сотрудника из предоставленного отпуска, когда оставшиеся дни отдыха могут переноситься в пределах текущего года или на следующий календарный год;
  • возникновение необходимости предоставить внеочередные отпуска иным сотрудникам, если они не были учтены в графике (например, беременность сотрудниц и уход в декрет).

При отсутствии согласия работника одностороннее изменение графика не допускается, это будет являться нарушением трудового законодательства.

Подготовка форм кадрового документооборота является обязанностью работодателя. Чтобы должностные лица кадровой службы внесли изменения в график, должен быть вынесен распорядительный приказ по предприятию. Если инициатива о новой дате ухода в отпуск принадлежит работнику, он должен подать заявление на изменение графика. Оно регистрируется по общим правилам документооборота и рассматривается руководителем.

Ключевым документом для внесения любых изменений в график является приказ руководителя. Даже если у работника имеется законное право изменить дату ежегодного отдыха, только издание приказа позволит отразить этот момент в графике.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

При выявлении необходимости изменить дату предоставления отпуска или продолжительность времени отдыха руководитель компании должен издать приказ. В содержании этого документа указываются следующие пункты:

  • дата и номер распорядительного акта;
  • сведения о работнике, в отношении которого будут вноситься изменения в график отпусков на текущий год;
  • основания и причины для изменения (например, дата и входящий номер заявления от сотрудника с указанием причин переноса дат);
  • распоряжение ответственному лицу кадровой службы внести изменения в график.

С приказом должен быть ознакомлен гражданин, для которого изменяется дата или продолжительность ежегодного отпуска.

Приказ подлежит регистрации в системе делопроизводства, после чего кадровик вносит соответствующие изменения в форму графика. О внесенных изменениях сотрудник должен быть уведомлен письменно под роспись, об этом делается отметка в личном деле или в отдельной расписке.

Как внести изменения в график отпусков?

Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.

Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.

По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?

Нужно и можно ли вносить?

В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.

На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.

Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.

Инициатива работника

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

  • возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
  • скорая реорганизация предприятия;
  • возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
  • возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
  • скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
  • возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Читайте так же:  Как оформить ипотечный кредит в втб 24

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.

Отзыв сотрудника и досрочный выход

Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?

В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.

Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.

Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.

Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:

Сколько дней отпуска полагается за первый год работы? Об этом — тут.

Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2019 году?

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

  • в учетной карточке;
  • в соответствующем табеле дней;
  • в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

  • Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
  • Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
  • Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

  • Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
  • Издает приказ.
  • Оповещает об изменениях сотрудника.
  • Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность формирования служебной записки.

Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.

Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2019 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

  • наименование организации;
  • инициалы работодателя;
  • персональные сведения;
  • сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
  • дату составления;
  • подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Когда можно брать отпуск за свой счет? Узнайте тут.

Как правильно написать заявление на административный отпуск? Информация по вопросу — здесь.

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

  • наименование организации;
  • сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
  • на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.

Типичные ошибки

Типичные ошибки заключаются в следующем:

  • при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
  • отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;
  • полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
  • указание некорректных сведений;
  • наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части — важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
  • не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
  • недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.

Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.

Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Читайте так же:  Нотариус в спб выборгский район

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Приказ на изменение графика отпусков

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста
-сотрудник должен идти в отпуск по графику с 17.09.2014, а написал заявление с 21.09.2014. Директор одобрил. Скажите пожалуйста надо ли мне составлять приказ на изменение графика отпусков или достаточно его личного заявления о предоставлении отпуска ( без указания переноса отпуска ).

Цитата (Источник КонсультантПлюс, Консультация эксперта, 2012): Вопрос: Работники организации иногда уходят в отпуск не по графику отпусков, в связи с чем в него вносятся изменения следующим образом: простым карандашом указываются фактические даты предоставления отпусков, перенос отпусков и т.д. Возможно ли вносить изменения в график отпусков без утверждения руководителем?

Ответ: По нашему мнению, если работник хочет уйти в отпуск не по графику отпусков, он должен написать заявление в произвольной форме с указанием новой даты начала отпуска и причины его переноса. На основании этого заявления работодатель издает приказ также в произвольной форме о переносе отпуска и внесении изменений в график отпусков. Реквизиты данного приказа заносятся в графу 8 «Основание (документ) перенесения отпуска» графика отпусков. Все записи в графике отпусков должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами. Делать записи простым карандашом запрещается.

Обоснование: В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления соответствующего календарного года.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Случаи переноса отпуска приведены в ст. 124 ТК РФ.
Унифицированная форма N Т-7 графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) и предназначена не только для планирования очередности предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков, но и для контроля за соблюдением утвержденного плана, то есть учета соблюдения работодателем установленной очередности ежегодных оплачиваемых отпусков и реализации права на ежегодный оплачиваемый отпуск работником.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенным в Постановлении Госкомстата России N 1, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, его утвердившего, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме. По нашему мнению, на практике это можно сделать следующим образом: на основании заявления работника о переносе отпуска работодатель издает приказ о переносе отпуска и о внесении изменений в график отпусков.
В данном случае для корректировки даты отпуска, указанной в графе 6 «Дата запланированная», специально предназначена графа 7 «Дата фактическая». Заполнение унифицированной формы N Т-7 графика отпусков должно производиться по правилам ведения первичных документов. В соответствии с п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.
Запись в графу 7 «Дата фактическая» вносится по окончании отпуска. При этом должна быть заполнена графа 8 «Основание (документ) перенесения отпуска».

Д.Л.Щур
Автономная некоммерческая организация
«Центр исследований в сфере экономики и права»
10.04.2012

Заявление о внесении изменения в график отпусков